NBHCS - 15. Người thành công tự tạo thời gian cho mình

“Người thành công chẳng bao giờ dừng lại dù chỉ để tự hỏi liệu việc chúng ta đang làm có thực sự quan trọng nhất không.”- Stephen Covey

I. Sự khác nhau trong việc sử dụng thời gian của người thành công và người thất bại

Hơn 200 năm trước, Benjamin Franklin đã từng viết rằng: “Thời gian chính là cơ hội để mỗi người thực hiện những dự định và ước mơ của mình. Còn việc có nắm bắt được những cơ hội đó hay không còn tùy vào mỗi người”. Đã có rất nhiều quyển sách viết về đề tài này, trong số đó tôi rất tâm đắc những ý tưởng của Stephen Covey trong cuốn 7 thói quen của người thành đạt vì ông luôn nhấn mạnh việc sử dụng thời gian hiệu quả. Ông nói “…chúng ta lúc nào cũng bận rộn, chúng ta càng bận rộn hơn khi muốn hoàn tất công việc một cách ‘tốt’ nhất và chúng ta chẳng bao giờ dừng lại dù chỉ để tự hỏi liệu việc chúng ta đang làm có thực sự quan trọng nhất không”.

Thời gian cũng giống như một nguồn lực, nhưng không như những nguồn lực khác, chúng ta không thể lấy lại thời gian đã mất, cũng không thể thêm bớt, lưu trữ, hoặc tắt mở, thay thế nó. Nếu chúng ta không biết cách sử dụng thời gian sao cho thật hiệu quả thì từng giờ từng phút trôi qua sẽ trở nên lãng phí.

Có một số khác biệt rõ rệt trong nhận thức của người thành công và người thất bại trong cách sử dụng thời gian, chẳng hạn như:

               Kẻ thất bại                               Người thành công                                                                             

Để thời gian trôi qua một cách lãng phí.                         Trân trọng quỹ thời gian đang có.
Chỉ biết phung phí thời gian, không có kế hoạch.     Biết cách sắp xếp thời gian hợp lý. 

Không tìm được thời gian cho mình.                             Tạo ra thời gian cho chính mình.

Tôi không hàm ý nói rằng bất kỳ ai từng phung phí thời gian đều là những kẻ thất bại. Tất cả chúng ta, ai cũng có lúc lãng phí thời gian. Tất nhiên, tôi cũng không có ý nói vui đùa hoặc thư giãn là uổng phí thời gian – bởi đó chính là chìa khóa cho sự cân bằng trong cuộc sống. Chỉ là chúng ta không nên bỏ phí thời gian quá nhiều đến mức làm uổng phí và để vuột mất những cơ hội để cảm nhận cuộc sống theo đúng bản chất của nó.

II. Chúng ta có đủ thời gian để làm việc cần thiết

Cách đây không lâu, Viện Gallup đã công bố kết quả thăm dò, 80% người được hỏi ý kiến ở Hoa Kỳ cảm thấy thời gian trôi đi quá nhanh và họ cảm thấy họ không có đủ thời gian để thực hiện những điều mình mong muốn.

Những người đó đã sai ở hai điểm cơ bản. Trước hết, thời gian không hề trôi nhanh hơn lúc chiếc đồng hồ đầu tiên được chế tạo ra. Ngày nay, một giờ vẫn có 60 phút, một phút vẫn có 60 giây. Không có gì thay đổi cả. Thứ hai, có một lý do đơn giản khiến người ta không thực hiện được tất cả mọi điều là vì họ muốn quá nhiều thứ cùng một lúc. Chúng ta biết rằng nên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những điều mình mong muốn. Bất kỳ ai nghĩ rằng, mình sẽ có được tất cả và làm được mọi thứ thì sẽ chẳng bao giờ có đủ thời gian cả.

III. Bốn cách làm chủ thời gian

1. Lập kế hoạch cho một ngày của bạn

Các nhà thầu luôn có bản thiết kế xây dựng, các nhà điều hành luôn vạch trước kế hoạch kinh doanh, các huấn luyện viên luôn có sơ đồ chiến thuật, thầy giáo có giáo án…thế thì tại sao chúng ta lại không có một kế hoạch cho một ngày của mình? Đó chẳng phải là một điều gì đó quá vất vả, cũng chẳng mất nhiều thời gian nhưng sẽ mang lại năng suất và hiệu quả rõ rệt cho bạn.

Đánh dấu những việc bạn đã hoàn tất trong ngày. Việc hoàn thành mục tiêu cho bạn cảm giác tuyệt vời nhất, là phần thưởng của bạn. Nó cũng cho thấy sự tiến bộ của bạn.

2. Lên lịch hện với chính mình

Giả sử bạn có một công việc đòi hỏi mất khoảng 2 giờ đồng hồ để làm và cần phải hoàn tất trước thứ Năm tới. Hầu hết mọi người đều nói với chính mình: “Mình quyết tâm làm xong việc đó vào trước tuần tới”. Hãy chú ý sự khác biệt khi nói như sau: “Tôi sẽ làm việc đó vào ngày thứ Ba trong khoảng 4 đến 6 giờ chiều”. Hãy nhớ rằng trí óc ta luôn hướng đến điều cụ thể. Nếu bạn nói với một người bạn của mình, “Mình sẽ gặp lại nhau nhé”, thì sẽ khó gặp lại nhau hơn là khi bạn hẹn vào một ngày giờ cụ thể.

Nếu bạn có việc gì đó cần phải làm ngay, nhưng bạn lại có khuynh hướng trì hoãn cho đến phút cuối, thì có một giải pháp đơn giản cho điều này: Hãy lên một cuộc hẹn với chính mình. Trước khi làm một việc gì khác, hãy tỏ rõ quyết tâm làm cho kì được việc phải làm. Rồi sau đó bạn cần quyết định khi nào bạn bắt tay vào việc làm đó, và tự cam kết với mình về một thời gian biểu cụ thể. Chỉ đơn giản như thế nhưng nó có thể đem lại nhiều lợi ích cho bạn như: phát triển tính kỷ luật, hỗ trợ thiết lập mục tiêu, giúp chiến thắng sự trì hoãn, và hướng dẫn bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

3. Dùng phương pháp Mỗi - Lúc - Một - Chút

Một trong những phương pháp hiệu quả nhất trong việc hoàn tất những công việc quan trọng là mỗi lúc làm một ít. Thay vì chờ cho đến lúc có cảm hứng hoặc có đủ thời gian mới tiến hành, thì hãy dành ra một chút thời gian đặc biệt trong lịch làm việc hàng ngày của bạn. Tốt nhất thời gian đặc biệt này được ấn định vào cùng một thời điểm mỗi ngày. Điều mấu chốt là phải duy trì liên tục, đều đặn. Hãy làm cho nó trở thành một thói quen.

Lấy việc viết ra một cuốn sách để làm ví dụ. Dường như đó là một công việc quá khó khăn phức tạp nếu nhìn một cách tổng thể. Nhưng nếu bạn viết chỉ một trang mỗi ngày, thậm chí trừ ra hai ngày nghỉ thứ Bảy và Chủ Nhật, thì bạn có thể hoàn tất một cuốn sách dày 260 trang vào cuối năm.

Phương cách này cũng có thể so sánh với việc xây dựng một căn nhà gạch. Mỗi viên gạch thật là nhỏ bé, và việc mỗi lúc một viên gạch xem ra có vẻ chậm chạp kinh khủng. Nhưng khi mỗi viên được đặt đều đặn lên một viên khác, lại hình thành nên cái gì đó vĩ đại hơn nhiều so với những đống vật liệu chưa xây. Bạn có thể sử dụng những khoảnh khắc thời gian ngắn ngủi theo cùng một cách như thế. Thành công là kết quả của công việc khó khăn vất vả được thực hiện mỗi ngày một ít.

4. Hãy biết vào lúc nào bạn làm việc hiệu quả nhất

Mỗi người có một chiếc “đồng hồ sinh học” riêng. Vào lúc nào đó, người này làm việc có năng suất nhất, nhưng người khác thì ngược lại, kém hiệu quả nhất. Một số làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, những người khác lại có năng suất vào ban đêm. Một số người đuối sức vào giữa buổi chiều, trong khi nhiều người khác lại vừa được nạp đầy năng lượng. Vì vậy, quan trọng là nhận biết được giờ sinh học của bạn – khi nào bạn có thể hoạt động tốt nhất. Nếu có thể, nên lên lịch làm những việc quan trọng nhất của bạn trong những giờ khắc này. Đó chính là sử dụng thời gian một cách tối ưu.

IV. Thời gian là vốn quý nhất – bạn đừng nên trì hoãn nữa

Đã bàn về thời gian tất phải đề cập đến sự trì hoãn. Hầu hết mọi người cho rằng đó là trở ngại lớn nhất. Nhưng tôi lại không nghĩ trì hoãn luôn luôn là điều tệ hại. Mọi người đều làm như thế ở một chừng mực nào đó. Có người còn đạt hiệu quả cao hơn khi hoàn tất công việc dưới áp lực vào lúc hết hạn và không thể trì hoãn được nữa – vào những phút cuối. Nhưng đó chỉ là những trường hợp ngoại lệ. Hầu hết mọi người cảm thấy vừa kém hiệu quả, vừa có lỗi và không tự hài lòng với chính mình khi trì hoãn công việc.

Nhưng nếu bạn có được kỹ năng sử dụng thời gian hiệu quả, bạn sẽ nhận thức được rằng thời giờ là cuộc sống của bạn và bạn sẽ tìm ra nhiều phương cách để tận dụng nó. Sự thành công tùy thuộc vào việc bạn sử dụng thời gian như thế nào. Người thành công không tìm kiếm thời gian, họ tạo ra thời gian.

“Hãy biết tận dụng thời gian của bạn, dù cuộc sống luôn có những khó khăn.”  Ephesians