BQĐGHCS - Chương 1 : Tầng 1 của Kim Tự Tháp đời bạn-Đơn giản hóa các vật dụng

Giấc mơ đơn giản hóa của bạn: Đêm thứ hai

Bạn vô cùng kinh ngạc khi biết được kích thước kim tự tháp của mình. Khi chậm rãi đi dạo xung quanh, bạn nhìn thấy rất nhiều đồ vật và tất cả đều rất quen thuộc. Bàn ghế, những chiếc hộp, các vật dụng, những chiếc kệ chất đầy sách và những ngăn tủ đầy quần áo.

Bạn nhìn thấy các vật dụng ở nhà và ở nơi làm việc, xe hơi, xe đạp và nhiều thứ khác nữa. Khi ấy, bạn nhận thấy trong mình có hai cảm giác mâu thuẫn nhau. Bạn tự hào về sự giàu có của mình cũng như những tiện ích mà các vật dụng ấy mang lại.Nhưng bên cạnh đó, khối lượng đồ đạc khổng lồ ấy cũng khiến bạn thất vọng. Bạn thấy mình chẳng sử dụng hết chúng và thậm chí nhiều thứ còn gây phiền hà cho bạn. Bạn để ý thấy chúng không ở đúng chỗ trong dinh thự của cuộc đời mình. Nhưng bạn nên bắt đầu từ đâu?

Thế rồi bạn tìm thấy một nơi để có thể thở phào nhẹ nhõm và bạn nhận ra cảm giác thật thoải mái. Bạn quyết định bắt đầu ở đây. Bạn nhận ra rằng mình chỉ có thể tiếp tục bước lên bậc tiếp theo của kim tự tháp khi đã sắp xếp lại các vật dụng này vào đúng trật tự của chúng.

Mục tiêu đơn giản hóa ở tầng 1

Đơn giản hóa bản thân bằng những vật dụng đơn giản hơn.

Tầng thấp nhất của kim tự tháp đề cập đến các vật dụng, từ trong nhà cho đến nơi làm việc. Hầu hết mọi người đều nhận thấy sự bừa bộn thường xuyên ở nhà hoặc chốn công sở là dấu hiệu của mức độ hỗn độn trầm trọng hơn. Họ thầm nhủ rằng: “Nếu tôi thu xếp được công việc của mình thì tôi sẽ bắt tay vào dọn dẹp bàn làm việc”. Tuy nhiên, con đường đơn giản hóa lại đưa ra một khám phá ngược lại: nếu dọn dẹp sạch sẽ nơi làm việc của mình, bạn sẽ cảm thấy khỏe khoắn hơn rất nhiều. Quả thật, khi bạn loại bỏ một số thứ không cần thiết, cuộc sống của bạn sẽ thay đổi, tựa như vừa được tiếp thêm nguồn sinh khí mới.

Đối với nhiều người, sự phức tạp trong cuộc sống được thể hiện rõ nhất qua các vật dụng. Những người đã từng đọc nguyệt san “Đơn giản hóa cuộc sống” của chúng tôi đều nhận ra rằng để bước về phía cuộc sống giản đơn và hạnh phúc, họ cần đặt một ô đựng hồ sơ ở cạnh bàn làm việc hoặc giữ cho sàn nhà luôn sạch sẽ.

Có thể với bạn, việc áp dụng bí quyết này sẽ có đôi chút khác biệt. Bạn nên sử dụng một vài phương pháp được giới thiệu trong chương này để cảm nhận được cảm giác nhẹ nhõm của sự đơn giản.

Con đường đơn giản hóa không yêu cầu bạn phải giữ cho mọi ngóc ngách trong văn phòng hoặc căn nhà bạn gọn gàng một cách hoàn hảo. Ngược lại, bạn chỉ cần bắt đầu với một nơi và hãy tận hưởng nguồn năng lượng tích cực mà hành động ấy mang đến.

BÍ QUYẾT 1: SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC

Con người có thể vượt qua những thử thách lớn, phát triển nguồn sức mạnh khổng lồ và phát minh ra các công nghệ hiện đại để đánh bại những kẻ thù lớn. Thế nhưng, họ chỉ có thể đạt được những điều kỳ diệu ấy khi lần lượt thực hiện chúng. Chúng ta sẽ cảm thấy bất lực nếu không biết bắt đầu từ đâu. Nhân tố hàng đầu khiến ta căng thẳng chính là những nhiệm vụ bất khả thi. Quả thật, nếu không biết phải bắt đầu từ đâu, bạn sẽ khó bề tiến bộ được. Nếu không biết vị trí các vật dụng mình cần ở đâu, bạn sẽ phí thời gian tìm kiếm và tạo ra sự hỗn độn trong tâm trí mình. Nếu mỗi lần nhìn vào khu vực làm việc của mình, bạn cảm thấy nó như một khu rừng già không thể thâm nhập được thì bạn nên chủ động sử dụng phương pháp thứ nhất mà chúng tôi đang giới thiệu này.

Nếu bạn cho rằng mình có quá nhiều việc phải làm nên không có thời gian để dọn dẹp bàn làm việc thì hãy suy nghĩ lại. Hãy bắt đầu dọn dẹp ngay bây giờ! Thậm chí, dù có phải mất vài ba giờ đồng hồ (ít khi nó kéo dài lâu hơn: chúng ta thường dự trù nhiều thời gian hơn so với mức mình thật sự cần), thì việc đầu tư ấy cũng hoàn toàn xứng đáng bởi sau đấy, tâm trí bạn sẽ trở nên sáng suốt. Bạn cảm thấy khỏe hơn, có động lực hơn và sẽ nhanh chóng bù đắp lại khoảng thời gian “đã mất” ấy.

Phương pháp bốn góc tư

Phương pháp này được biết đến như một bí quyết làm việc của các tổng thống Mỹ và nó được gọi là  “Luật Eisenhower” . Nó được biết đến như là một ma trận quản lý thời gian. Dưới đây là một phiên bản được áp dụng cho mục đích đơn giản hóa:

Hãy chia một mặt bàn trống

thành bốn khu vực (Không phải là bàn làm việc của bạn mà là chiếc bàn bên cạnh, nếu không thì có thể dùng sàn nhà). Sau đó, hãy sắp xếp lại toàn bộ giấy tờ trên bàn làm việc của bạn theo chiều kim đồng hồ và đặt mỗi loại giấy tờ vào một trong bốn khu vực như được miêu tả dưới đây. Hãy dồn toàn bộ tâm sức cho công việc này, đừng để bản thân bị chi phối. Trên hết, hãy tin tưởng rằng (có thể sau một lúc cố gắng, bạn cảm thấy: “Tôi sẽ chẳng thể giải quyết được việc này”), hoạt động này sẽ tiếp thêm năng lượng cho bạn và khiến bạn hăng hái hơn.

Bốn khu vực ấy như sau:

1. Vứt bỏ đi: Khu vực này dành cho những thứ bạn không dùng đến nữa. Hãy đặt một chiếc thùng lớn ở đây. Dưới đây là danh sách gợi ý về những loại giấy tờ không cần thiết mà bạn có thể vứt đi:

• Các mẩu quảng cáo du lịch cũ 

• Các tờ báo đã cũ hơn một tuần

• Các quyển catalog đã quá sáu tháng

• Các tạp chí không chứa bài báo bạn cần trong tương lai

• Các bì thư đã lỗi thời

• Bản đồ của những khu du lịch hoặc quốc gia mà bạn không dự định đến thăm trong hai năm tới 

• Giấy tờ từ thời Trung học hay Đại học 

• Thiệp chúc Giáng sinh cũ 
• Một nửa tranh vẽ của con trẻ mà bạn yêu thích (hãy giữ lại những bức đẹp nhất thôi – điều này sẽ làm gia tăng giá trị của chúng!)

• Lịch treo tường của những năm trước

• Các bí quyết mà bạn chẳng bao giờ áp dụng

• Sách hướng dẫn sử dụng của các thiết bị điện tử mà bạn đã không còn dùng nữa

• Các giấy bảo hành đã hết hạn

Chúng tôi tin rằng bạn sẽ rất ngạc nhiên khi nhận ra có hàng tá thứ đã hết hạn sử dụng từ lâu!

2. Chuyển đi. Khu vực thứ hai dành cho những thứ mà bạn có thể chuyển cho người khác giải quyết. Có thể mặt bàn làm việc của bạn lộn xộn là vì bạn không thích làm phiền người khác và muốn tự mình giải quyết. Khi áp dụng bí quyết này, bạn phải từ bỏ các thói quen của mình và nghiêm túc trong việc ủy quyền công việc. Hãy nhờ đến những người xung quanh bạn, từ người thân, bạn bè cho đến đồng nghiệp giúp bạn thực hiện nhiệm vụ này.

3. Quan trọng. Khu vực thứ ba dành cho những thứ mà bạn cần phải đích thân làm. Hãy suy nghĩ về những việc cần làm với những giấy tờ mà bạn đặt vào đây. Hãy kiên quyết giải quyết chúng.

4. Hành động ngay. Khu vực thứ tư này rất đặc biệt bởi nó dành cho những loại giấy tờ mà bạn có thể giải quyết ngay trong lúc dọn dẹp bằng các hành động tức thời sau đây:

Điện thoại: Bạn giải quyết vấn đề bằng điện thoại dù đã dự định sẽ giải quyết nó qua thư. Nếu không thể liên lạc với người có liên quan thì hãy đặt giấy tờ ấy vào khu vực thứ ba.

Fax: Gửi fax các văn bản ấy cho người gửi kèm theo lời nhận xét viết tay (hoặc bạn cũng có thểgửi qua e-mail nếu người đó không có máy fax).

Lưu trữ: Đặt chúng vào một bìa lưu trữ hồ sơ thích hợp hoặc một ngăn có liên quan trong ô đựng hồ sơ của bạn. (Phần tiếp theo sẽ bàn nhiều hơn về các ô đựng hồ sơ này).

Các nguyên lý của ma trận quản lý thời gian

Phương pháp bốn góc tư rất có hiệu quả nếu bạn trung thành với ba quy luật đơn giản hóa sau:

• Đừng tạo ra đống hỗn độn trung gian nào.

• Đừng cầm mảnh giấy nào lên lần thứ hai.

• Đừng tạo ra khu vực nào khác ngoài bốn khu vực này.

Quá trình này giải phóng bạn và tạo động lực để bạn tiếp tục hành động. Bạn có được một khu vực làm việc trống trải và ngăn chặn được sự hỗn độn quanh mình. Giờ thì bạn đã có sức mạnh để đối phó với những nơi tích tụ hồ sơ cao ngất ngưỡng.

BÍ QUYẾT 2: THU DỌN CÁC CHỒNG HỒ SƠ TRONG VĂN PHÒNG

Nguyên lý tương tự cũng có thể được ứng dụng trong hệ thống lưu trữ của bạn. Cuộc sống sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn ghi nhớ nguyên lý cơ bản này: “Chỉ một, thay vì nhiều”. Hãy tránh dùng số nhiều trong tất cả mọi thứ.

Biểu tượng quen thuộc nhất của những nhiệm vụ phức tạp nhưng vô bổ là đống giấy tờ “để giải quyết sau”. Mỗi giấy tờ đại diện cho một nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành. Nhưng cả một chồng giấy tờ sẽ gây ra sự chán nản cực độ và trở thành gánh nặng cho bạn. Bạn không còn biết chính xác nội dung yêu cầu của nó nữa. Dần dần, chồng hồ sơ ấy sẽ mạnh hơn bạn, tựa như nó đang chế giễu: “Bạn thật bê bối, chậm chạp!”. Hơn thế nữa, thật là sai lầm khi tin rằng bạn sẽ không quên nhiệm vụ của mình khi giữ những tờ giấy ấy trên bàn. Một khi bạn đã chồng các loại giấy tờ lên nhau thì chúng sẽ không còn khả năng nhắc nhở bạn được nữa. Giải pháp hiệu quả và an toàn nhất trong trường hợp này là hãy kết hợp một cuốn lịch (với danh sách những việc cần làm) và một ô đựng hồ sơ treo.

Chồng hồ sơ kinh khủng

Những chồng hồ sơ gây mệt mỏi không chỉ chứa đựng giấy tờ về các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành mà còn bao gồm nhiều loại sau: những tạp chí mà bạn dự định sẽ xem qua sau, các bài báo bạn định soạn ra vào một ngày nào đấy, những bức ảnh về chuyến đi nghỉ mà bạn định sẽ sắp xếp chúng vào album...

Cách thức quen thuộc để đối phó với các đống bừa bộn đó là không hình thành chúng ngay từ đầu. “Chỉ cầm một giấy tờ lên và giải quyết nó ngay lập tức” là nguyên lý khôn ngoan trong trường hợp này. Tuy nhiên, trên thực tế, việc này chỉ có thể thực hiện được đối với các lãnh đạo cấp cao, những người luôn có một đội ngũ nhân viên hỗ trợ hết mình. Còn trong cuộc sống thường nhật, bạn sẽ luôn phải tạm thời lưu trữ mọi thứ. Vì thế, việc hình thành những đống bừa bộn là điều không thể tránh khỏi.

Ô đựng hồ sơ treo: Công cụ đơn giản hóa

Nguyên lý vàng của việc đơn giản hóa những chồng giấy tờ là: “Hãy xoay chúng!”. Hãy xoay những giấy tờ trong chồng hồ sơ chín mươi độ để tách chúng ra khỏi chồng và rồi lưu trữ chúng trong một ô đựng hồ sơ treo với các ngăn hồ sơ mở ở phía trên. Chồng hồ sơ dày đặc giờ trở nên dễ giải quyết hơn rất nhiều. Nó trở nên “đơn giản” theo đúng nghĩa của thuật ngữ ấy bởi mọi công việc đều đã được phân tách riêng biệt.

Khi bạn sử dụng ô đựng hồ sơ treo, nghĩa là bạn đã tạo ra trật tự, thậm chí là khung thứ bậc cho chúng. Chẳng hạn, bạn sắp xếp những giấy tờ quan trọng vào ngăn trước của ô đựng hồ sơ.

Cách làm này  mang đến cho bạn điều gì? Rõ ràng là bạn vẫn phải thực hiện các công việc của mình như trước đây thôi. Tuy nhiên, khi lưu trữ hồ sơ vào đúng chỗ, bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan đúng đắn về chúng. Và sau một thời gian, bạn sẽ nhận ra rằng cảm giác ngột ngạt xuất phát từ những chồng giấy tờ không còn đè nặng trong lòng bạn nữa.

Để chắc chắn rằng bạn không bỏ sót công việc của mình khi hồ sơ về nó biến mất khỏi ngăn lưu trữ, bạn cần ghi lại công việc ấy vào danh sách những việc cần làm, và ghi cả vào lịch hoặc thời gian biểu của bạn.

Trạm trung gian thay vì điểm đến cuối cùng

Ô đựng hồ sơ treo của bạn sẽ trở thành công cụ trung tâm, là nơi hội tụ của mọi giấy tờ. Nhưng việc này chỉ diễn ra khi bạn coi nó như một trạm trung chuyển. Không để bất kỳ giấy tờ nào ở đó quá ba tháng.

Với quyết tâm của  mình, bạn có thể biến trung tâm điều khiển này thành một đồng nghiệp trung thành và tận tụy.

Mười quy tắc để dọn sạch các đống bừa bộn

1. Cất trữ trong một bìa lưu hồ sơ. Khi một nhiệm vụ nào đó đã được giải quyết, hãy mang những giấy tờ có liên quan ra khỏi ô đựng hồ sơ treo. Không gian ở đó rất quý giá. Những giấy tờ cần giữ trong một thời gian dài thì không được để trong ô đựng hồ sơ treo mà hãy cho chúng vào bìa lưu hồ sơ. Đó là lý do tại sao bạn cần có một bìa lưu hồ sơ tương ứng với mỗi ô đựng hồ sơ treo theo từng chủ đề. Hãy quẳng những thứ gì không còn cần thiết vào thùng rác.

2. Tạo các ô đựng hồ sơ hiện hành. Những giấy tờ không thuộc ô đựng hồ sơ treo nên được cất trữ ở nơi khác. Hãy giữ những hồ sơ ấy trong một ô đựng hồ sơ hiện hành. Hãy tóm lược nội dung hoặc dùng trang tựa đề của nó cho vào ô đựng hồ sơ treo tương ứng.

3. Ghi chú vào lịch. Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này ở phần trước. Để không quên công việc cần làm, bạn hãy ghi chú nó trên thời khóa biểu của mình.

4. Sáng chế những tên gọi thông minh. Hãy đặt tên cho các ô đựng hồ sơ treo với mục đích biểu thị một điều gì đấy, chẳng hạn như: “Gian hàng trong hội chợ thương mại”, “Phòng nghiên cứu”, “Các chuyến công tác”. Tránh sử dụng các nhãn như: “Cấp bách” hoặc “Cần làm”. Các ô đựng hồ sơ với những cái tên chung chung, không có ý nghĩa thường bị bỏ qua nên nhiều hồ sơ trong đó dễ bị thất lạc. Đừng dùng những ngôn từ nghiêm trang buồn tẻ cho các ô đựng hồ sơ mà hãy tận dụng hiệu quả của óc hài hước. Ví dụ, thay cho nhãn: “Cần làm”, hãy đề: “Hãy trả lời tôi”, thay cho: “Hóa đơn”, hãy ghi: “Hãy trả tiền tôi”, thay vì: “Các cuộc hẹn ở quận khác”, hãy ghi “Đi xa”…

5. Liên tục thay đổi. Hãy đảm bảo rằng ô đựng hồ sơ treo của bạn là một thực thể sống. Đừng lo ngại về việc phải liên tục thay đổi tên của các bìa hồ sơ. Ví dụ: một phóng viên truyền hình luôn có ô đựng bản tin về phóng sự anh ta theo đuổi. Khi phóng sự đã hoàn tất, anh ta sẽ chuyển các giấy tờ liên quan vào một bìa lưu hồ sơ và cái ô đựng hồ sơ cũ sẽ có một cái tên mới theo tên của phóng sự khác. Hãy để sẵn nhãn dán trong ngăn cuối cùng của ô đựng hồ sơ treo.

6. Phản ứng nhanh nhạy. Một phương pháp hiệu quả khác là hãy chuẩn bị những bì thư in sẵn, đặt chúng ở ngăn đầu tiên để tiện lợi trong việc sử dụng. Điều này sẽ giúp bạn phúc đáp thư từ một cách nhanh chóng.

7. Sử dụng hợp lý. Hãy xác định loại giấy tờ luôn có mặt trên bàn làm việc của bạn vì chúng chẳng thuộc vào loại hồ sơ nào cả. Hãy tạo ra các ô đựng hồ sơ phù hợp cho chúng. Chẳng hạn, bạn có thể tạo một khu vực cho “Con cái” (giấy mời họp phụ huynh, danh sách các lớp học...) hoặc “Câu lạc bộ thể thao” (nếu bạn là thành viên của một câu lạc bộ nào đó). Các giấy tờ khác như các bài báo được cắt ra, tờ quảng cáo... sẽ được đưa vào một thư mục có liên quan. Hãy tạo ra một thư mục thích hợp nếu trong hồ sơ treo của bạn không có (ví dụ: “Các lời khuyên cho sức khỏe cá nhân”).

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo ra thư mục mang tên: “Chuyến đi mới” chứa đựng tất cả giấy tờ liên quan đến các chuyến đi công tác (vé tàu/xe/máy bay, lịch trình, bản đồ thành phố, địa chỉ khách sạn, thư mời, các trang thông tin có liên quan). Thông tin cho mỗi chuyến đi có thể được giữ trong một chiếc bìa bằng nhựa trong suốt.

Trước khi khởi hành, hãy kiểm tra lại nó để chắc chắn rằng mọi thứ quan trọng đều đã ở trong đó cả. Trong suốt chuyến đi, bạn có thể sử dụng chiếc bìa đó để đựng tất cả các giấy tờ mà bạn muốn giữ lại, đặc biệt là những giấy tờ cần thiết để được thanh toán  lại chi phí chuyến đi. Khi mọi việc tính toán đã hoàn tất, hãy dán nhãn cho nó và đặt vào ô đựng hồ sơ thường trực mang tên “Chuyến đi cũ”. Phương pháp đơn giản này thật sự rất hiệu quả, có thể giúp bạn lưu trữ được mọi giấy tờ.

8. Sử dụng mặt trước của ô đựng hồ sơ. Ở mặt trước của ô đựng hồ sơ treo, hãy viết số điện thoại, tên, địa chỉ, ngày tháng và các thông tin liên quan đến chủ đề được chứa đựng trong nó. Một khi cần đến, bạn chỉ mang thư mục ấy ra, nhìn sơ qua là bạn đã có được mọi thông tin quan trọng.

9. Hãy là người tiên phong. Ô đựng hồ sơ treo của bạn có thể chứa đựng được mọi thứ nếu bạn sắp xếp nó một cách khôn ngoan. Hãy tiếp tục sáng tạo để tìm ra những ứng dụng mới. Thật tuyệt nếu bạn không chỉ sử dụng hệ thống lưu trữ tạm thời của mình mà còn hình thành một tình yêu thật sự đối với nó (và tự hào giới thiệu nó với mọi người). Chẳng hạn, một người phụ nữ có thể  tạo ra một ô đựng những điều ngạc nhiên dành cho các con của mình như hình dán, các câu đố cắt ra từ tạp chí, những chiếc túi nhựa nhỏ đầy kẹo dẻo…

10. Hãy dọn dẹp tài liệu thường xuyên. Hãy sàng lọc ô đựng hồ sơ treo của bạn khi nó đã quá đầy. Việc này thường không tốn nhiều thời gian như nhiều người lầm tưởng. Thực  tế, các thư mục đã được bạn giải quyết từ trước đó nên sau khoảng mười phút dọn dẹp, ô đựng hồ sơ của bạn sẽ lấy lại trật tự vốn có của nó.

Năm bí quyết để có trật tự lâu dài

Bất luận là bạn sử dụng ô đựng hồ sơ treo hay là bìa lưu hồ sơ thì chắc chắn có ngày chúng sẽ phình ra. Thời gian để tìm kiếm các thứ đựng trong đó sẽ tăng dần, thông tin sẽ trở nên lỗi thời còn sự hăng hái làm việc của bạn thì giảm xuống. Nhưng bạn hoàn toàn có thể tránh được tình huống này. Nếu áp dụng những quy tắc đơn giản hóa sau, bạn chắc chắn có thể kiểm soát được mớ giấy tờ ấy.

1. Quy luật ba phần. Mỗi khi tìm kiếm một thứ gì đấy trong ô đựng hồ sơ đang không ngừng phát triển, hãy lấy ra ba thông tin đã lỗi thời. Hãy nhớ rằng nguyên lý của sự đơn giản hóa luôn liên quan đến các bước nhỏ nhưng yêu cầu bạn phải thực hiện ngay. Hãy hài lòng mỗi khi có một mảnh giấy được cho vào sọt rác. Nó sẽ làm nhẹ các thư mục cũng như cả tâm trí bạn và việc quản lý thời gian của bạn.

2. Sự trao đổi. Mỗi khi có thông tin mới được lưu trữ vào hệ thống, hãy quẳng thông tin cũ đi ngay lập tức. Đừng xem giấy tờ là tài sản vĩnh cửu bởi chúng chỉ là những vị khách tạm trú mà thôi.

3. Chiến lược mọi lúc mọi nơi. Mỗi chiều, hãy đặt một ô đựng hồ sơ treo, bìa lưu hồ sơ hoặc khay đựng hồ sơ lên bàn làm việc của bạn. Ngày hôm sau, hãy xem qua chúng khi bạn đang nghỉ giải lao hoặc trong thời gian chờ đợi giữa các cuộc hẹn…

4. Ngày hết hạn. Hãy đề ngày hết hạn ở vị trí dễ nhìn thấy trên các ô đựng hồ sơ hoặc bìa lưu trữ, chẳng hạn như:  “Hết hạn vào ngày 31/12/11”, hoặc  “Lưu vào ngày 30/06/10”. Bạn cũng có thể dán một lời nhắc nhở loại bỏ trong thư mục tiếp theo hoặc sổ hẹn của mình.

5. Ăn mừng hoàn thành công việc. Khi bạn hoàn tất một công việc nào đó, hãy rà soát lại tất cả các hồ sơ có liên quan và các bìa lưu trữ hồ sơ. Trả lại hoặc quẳng tất cả các giấy tờ mà bạn đã không còn cần đến nữa. Những gì cần thiết cho ngày sau có thể được cho vào một bìa lưu trữ dài hạn. Và cuối cùng, bạn có thể ăn mừng thành tích của mình!

Vậy là bàn làm việc của bạn đã sạch sẽ!

Cuộc tranh đua giữa người có bàn làm việc trống trải và người có bàn làm việc ngập giấy tờ luôn kết thúc với phần thắng nghiêng về phía những người biết giữ cho mặt bàn của mình sạch sẽ. Quả thật, bạn sẽ không thể đơn giản hóa cuộc sống của mình nếu làm việc trên một cái bàn ngập giấy tờ.

Đây là bí quyết quan trọng nhất: Hãy đặt mọi thứ đã sắp xếp ở sau lưng bạn. Điều đó có nghĩa là bạn hãy đóng một cái tủ thấp, một cái kệ hoặc một cái bàn để dùng vào việc này.

Cuốn sổ ghi nhớ trên bàn làm việc

Bí quyết này rất hữu ích đối với những ai có thói quen ghi nguệch ngoạc số điện thoại và những mẩu ghi chú  trên bàn làm việc. Hãy tận dụng những lúc rảnh rỗi để tập hợp chúng lại và dán tất cả vào một cuốn sổ. Việc làm này sẽ giữ cho bàn làm việc của bạn được sạch sẽ trong khi thông tin vẫn còn nguyên, phòng trường hợp bạn cần đến chúng.

Sớm xác định sự tích tụ

Nếu bạn không liên tục dọn dẹp thì những đống bừa bộn sẽ được hình thành từ một thứ rất nhỏ. Và nếu bạn không để ý ngay từ đầu thì một giấy tờ không được đặt đúng chỗ cũng có thề dần hình thành nên một đống bừa bộn lớn.

Chẳng hạn, các bản sao kê từ ngân hàng đang để trên bàn làm việc của bạn trong khi bìa lưu trữ hồ sơ đã đầy. Bạn cần phải lập một bìa lưu trữ mới nhưng cái kệ của bạn đã chất đầy những bìa lưu trữ như thế, chẳng còn chỗ trống nào. Điều bạn cần làm lúc này là sắp xếp lại chiếc kệ và rất có thể phải dọn dẹp lại cả văn phòng của mình.

Tuy nhiên, có thể lúc này bạn chẳng có thời gian để làm việc đó. Kết quả: Các giấy tờ bắt đầu chồng chất lên nhau. Khi cần tìm các hồ sơ quan trọng từ ngân hàng, bạn biết chúng đang ở đâu đấy nhưng không tài nào tìm ra được. Khi không đủ can đảm để đương đầu với đống lộn xộn ấy, bạn lại tiếp tục làm đầy nó thêm. Và vòng lẩn quẩn ấy cứ tiếp diễn.

Điều này không chỉ diễn ra trên bàn làm việc của bạn mà còn có thể xuất hiện ở bất kỳ nơi đâu, từ các ô đựng hồ sơ, kệ sách, các ngăn kéo, nhà kho, tủ lớn và tủ chén trong bếp.

Nhanh chóng đối phó với những vấn đề hiện tại

Từ khóa để có được một môi trường ngăn nắp là “dòng chảy”. Vấn đề ở đây không phải là có quá nhiều thứ chảy vào mà là tình trạng ứ đọng do tốc độ của dòng chảy ra quá chậm. Sự khác biệt giữa việc tồn trữ giấy tờ ở khắp nơi và việc quản lý tốt công văn nằm ở chỗ ra quyết định nhanh. Nếu những thứ nằm trong thư mục "Cần làm" không được giải quyết, nó sẽ ngăn dòng chảy lại, làm suy yếu động lực làm việc của bạn và khiến bạn cảm thấy bất mãn. Vì vậy, hãy giải tỏa chúng ngay lập tức.

Hãy cố gắng cảm nhận loại tích tụ này. Hãy làm một cuộc kiểm tra mang tính quyết định. Điều gì ngăn cản bạn tổ chức mọi thứ ngay từ bây giờ? Điều gì khiến bạn miễn cưỡng làm việc này? Liệu có phải là một ô đựng hồ sơ treo, một bìa lưu trữ đầy ắp hay bạn chưa có một ô đựng hồ sơ dành cho các lĩnh vực hoạt động mới trong công việc?

Hãy nhớ rằng nguyên lý đơn giản hóa luôn được bắt đầu bằng những bước nhỏ. Bạn không cần phải thoát khỏi tất cả những trở ngại cùng một lúc và có lẽ bạn sẽ không bao giờ làm được như vậy. Tuy nhiên, nếu bạn nhận ra một việc gì đó đang gây ra rắc rối cho mình, hãy giải quyết nó ngay lập tức. Đừng tốn thời gian mơ mộng về một giải pháp tuyệt vời. Chẳng hạn, trong ví dụ của chúng tôi, việc này có nghĩa là tạo nên một bìa lưu trữ hồ sơ mới, thậm chí dù có phải đặt nó ở trên sàn nhà. Bằng cách đó, bạn sẽ phá vỡ cái vòng lẩn quẩn và bắt đầu một hiệu ứng tích cực.

Hãy thực hiện hành động lâu dài với quy luật ba phần tư Đừng để sự hỗn độn có cơ hội xuất hiện. Đừng đợi đến khi công việc chất chồng mới ra tay giải quyết. Thay vào đó, hãy hành động khi hệ thống lưu trữ của bạn bắt đầu có dấu hiệu đầy, nghĩa là khoảng 75%.

Đạt được thành công từ các ô đựng hồ sơ 

Chúng tôi đã đề cập đến điều này ở phần trước. Ý tưởng chỉ nên cầm một mảnh giấy lên một lần duy nhất rất hay về mặt lý thuyết, nhưng trên thực tế, đó là điều khó xảy ra. Có thể bạn cần đến ý kiến của một đồng nghiệp để điền thông tin vào lá đơn vừa được gửi đến nhưng hiện tại người ấy không có mặt ở cơ quan, hoặc cần tham khảo các tài liệu ở phòng lưu trữ thông tin hoặc phòng kế toán. Tuy nhiên, nếu bạn đến phòng kế toán chỉ để hỏi mỗi thông tin ấy thì thật chẳng đáng công tí nào.

Tóm lại, việc hoàn thành một hồ sơ có thể biến thành một quá trình phức tạp. Và có thể nó sẽ được chuyển sang chồng hồ sơ có tiêu đề: “Giải quyết sau”. Và thế là sự hỗn độn được hình thành. Chuyên gia Barbara Hemphill từng nói:  “Sự hỗn độn bắt nguồn từ những quyết định bị trì hoãn”.

Vấn đề: Có một mảnh giấy trước mặt bạn. Để giải quyết nó theo từng bước, bạn cần phải lưu tâm đến nhiều vấn đề cùng lúc, tựa như phải xâu các hạt rời rạc thành chuỗi vậy. Và cuối cùng, bạn quyết định sẽ để nó sang một bên. 

Giải pháp: Hãy bắt đầu bằng cách chọn xâu hạt đầu tiên. Hãy chọn một trong các hành động cần thiết để tiến hành bước tiếp theo. Bằng cách này, mỗi mảnh giấy mà bạn cầm lên sẽ giúp bạn tiến thêm một bước. Hemphill đã tìm ra một phương pháp hiệu quả trong việc lưu trữ giấy tờ: các ô đựng hồ sơ từng bước.

Hãy lập các ngăn hồ sơ trong ô đựng hồ sơ treo của bạn với những miếng đính đánh dấu đậm màu. Hãy đặt tên cho ngăn hồ sơ này bằng cái nhãn: “Những bước tiếp theo”. Những bước này sẽ khác nhau nhưng chúng mô tả công việc của bạn. Một số ví dụ:

• Bản sao

• Thuyết trình với sếp

• Điện thoại

• Thảo luận với...

• Làm việc với phòng kế toán

Dưới đây là một vài “hồ sơ từng bước” dành cho một nhân viên bán bảo hiểm:

• Hoàn tất các thủ tục

• Gửi đến chánh văn phòng

• Đệ trình các kiến nghị

• Đặt vào hồ sơ khách hàng

• Sắp xếp cuộc họp

Lợi ích của việc làm này là các quá trình cùng loại được tập hợp lại với nhau. Ví dụ, khi cầm hồ sơ lưu các số điện thoại, bạn sẽ có được một danh sách các cuộc gọi cần thực hiện tiếp theo. Và khi đó, bàn làm việc của bạn sẽ duy trì được sự ngăn nắp.

Không có gì gây hại cho lòng hăng say lao động của ta bằng việc nhìn thấy một khu vực làm việc hỗn độn. Lúc ấy, ta có cảm giác như nó đang âm thầm hỏi mình rằng: “Bạn sẽ bắt đầu ở đâu đây?”. Ngay khi thiết lập một ô đựng “hồ sơ từng bước”, bạn đã nhận ra bước tiếp theo của mình là gì.

Hãy mang niềm hạnh phúc đến nơi làm việc của bạn Hãy bảo quản các ô đựng hồ sơ của bạn trong điều kiện tốt, thậm chí chăm chút cho vẻ bề ngoài của nó. Khi giữ cho mọi thứ được trật tự, bạn sẽ không còn gặp những vấn đề gây phiền toái như hồ sơ bị ứ đọng, rơi vãi ra ngoài hoặc các nhãn tên khó đọc. Khi một ô đựng hồ sơ hoặc một bìa lưu trữ bị hư, hãy tiến hành sửa chữa nó ngay lập tức. Đừng đợi đến ngày “tổng vệ sinh”. (Như một quy luật, việc đấy sẽ chẳng bao giờ xảy ra). Hãy trữ một số lượng trang ngăn, ngăn đựng hồ sơ mới, nhãn dán và bìa lưu hồ sơ phòng khi cần đến.

Hãy dùng những bìa lưu trữ chất lượng tốt, được thiết kế đẹp mắt và dễ sử dụng. Việc đầu tư mua sắm những vật dụng xinh xắn như một chiếc hộp đựng đĩa mềm thời trang, một cái cốc vui mắt để đựng bút là điều cần thiết. Khi đó, bạn sẽ cảm thấy vui vẻ khi sắp xếp lại các vật dụng của mình. Hãy ghi nhớ nguyên lý vàng của việc dọn dẹp: mọi thứ đều có chỗ của chúng.

Nếu ô đựng hồ sơ treo của bạn đã quá đầy trong khi  bạn không thể nào bỏ bớt bất cứ thứ gì thì hãy chuyển sang một ngăn đựng hồ sơ treo có đáy rộng bằng nhựa hoặc bằng bìa cứng có sức chứa lớn hơn. Hoặc nếu không, bạn có thể tạo một bìa lưu trữ.

BÍ QUYẾT 3: VỆ SINH MÔI TRƯỜNG XUNG QUANH

Hãy bỏ bớt đồ đạc, vật dụng bởi bạn chỉ có thể bay với hành lý nhẹ nhàng mà thôi. Những vật dụng vô ích trong nhà và tại công sở gây nguy hại cho tâm trí chúng ta nhiều hơn những gì ta vẫn nghĩ. Ý thức của chúng ta tuy đã học cách phớt lờ những chiếc kệ không gọn gàng hoặc căn phòng đầy đồ cũ nhưng nó vẫn bị khích động và đè nặng. Nó chỉ được tự do khi ta tống khứ những thứ ấy ra khỏi nhà mình.  

Tác động của các đống bừa bộn và cách phòng tránh

Thật thiếu thực tế nếu bạn muốn dọn dẹp mọi đống bừa bộn kinh niên chỉ trong chốc lát. Việc chồng chất đồ đạc sẽ biến thành một chướng ngại vật tấn công cơ thể và tâm trí bạn. Theo thời gian, ý thức của bạn học cách đương đầu với nó nhưng tiềm thức thì không. Rất nhiều nghiên cứu đã chứng minh tác động tiêu cực của các đống bừa bộn ấy đối với cuộc sống của chúng ta. Hãy cùng xem xét một vài tác động ấy.

Nỗi sợ về tương lai

Nếu bạn từng cảm thấy bất lực trước sự tích tụ của đồ đạc, hẳn tiềm thức của bạn cũng đã hình thành nên cảm giác yếu đuối khi đứng trước chúng. Và cảm giác đó sẽ chuyển sang những lĩnh vực khác của cuộc sống. Đống bừa bộn làm suy yếu sự phát triển của bạn bởi chúng có liên quan đến ký ức và bó chặt bạn với quá khứ.

Lời khuyên đơn giản hóa của chúng tôi: Hãy nghĩ về những người có liên quan đến các đồ vật trong căn phòng cách phòng tránh của bạn một cách trân trọng. Chỉ giữ một kỷ vật đẹp đẽ và giá trị nhất liên quan đến mỗi người và quẳng những thứ còn lại đi. Chẳng hạn, ký ức về người dì của bạn sẽ đặc biệt hơn nhiều nếu bạn nghĩ đến sợi dây chuyền bằng ngọc trai tuyệt đẹp của dì thay vì với cả tủ chén đầy những đồ sứ Trung Quốc đã lỗi thời. Càng tạo ra nhiều chỗ trống cho các vật dụng mới, cuộc sống tương lai của bạn sẽ càng thoải mái.

Bệnh béo phì

Hoàn toàn nghiêm túc: đống bừa bộn trong phòng có thể khiến bạn tăng cân. Quả thật, sau nhiều năm nghiên cứu, Karen Kingston – một chuyên gia người Anh – đã đi đến kết luận gây hiếu kỳ này: Những người sống bừa bộn thường dễ bị thừa cân. Có thể cả sự mập mạp và việc sở hữu nhiều đồ vật đều nhằm mục đích bảo vệ bản thân bạn. Bệnh béo phì thường có liên quan đến chứng “táo bón về mặt cảm xúc”.

Khi không thể bộc lộ cảm xúc, bạn sẽ chất chứa những sự việc cũ rích trong lòng và cơ thể bạn sẽ ngưng trao đổi chất để chuyển sang “phương thức tích trữ”. Lời khuyên đơn giản hóa của chúng tôi: Hãy thực hiện “chế độ ăn kiêng” thích hợp cho ngôi nhà bừa bộn của bạn. Việc này thường dễ dàng hơn nhiều so với việc bắt đầu một thực đơn ăn kiêng cho cơ thể. Một phụ nữ cho biết cô đã ngừng việc ăn uống vô độ khi sống trong một ngôi nhà gọn gàng và sạch sẽ.

Sự chần chừ

Có một mối dây liên hệ tương tự giữa sự hỗn độn trong môi trường sống với động lực làm việc của bạn: Bừa bộn là nguyên nhân của sự chần chừ. Quả thật, những đống bừa bộn có khả năng phong tỏa nguồn năng lượng và ngăn chặn sự tập trung của bạn.

Lời khuyên đơn giản hóa của chúng tôi: Khi khối lượng công việc của bạn quá lớn, việc đầu tiên mà bạn nên làm là hãy dọn sạch bàn làm việc cũng như không gian xung quanh mình. Kết quả mà bạn nhận được sẽ xứng đáng với thời gian và công sức mà bạn đã bỏ ra. Khi đó, bạn sẽ làm việc tập trung hơn, hiệu quả hơn cũng như sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn với công việc của mình.

Hãy xem bàn làm việc chính là hình ảnh phản chiếu của tâm trí bạn. Bất cứ thứ gì đang nằm trên bàn làm việc của bạn cũng đều được bạn ghi nhớ trong đầu. Một chiếc bàn làm việc ngăn nắp đồng nghĩa với một tâm trí có trật tự. Hầu hết mọi người đều vô cùng kinh ngạc với nguồn năng lượng mà họ có được sau khi đã tổ chức lại mọi thứ xung quanh. Không chỉ hoàn thành tốt công việc của mình, họ còn tiếp tục học tập trau dồi chuyên môn, thấu hiểu các mối quan hệ hoặc đi nghỉ mát để hồi phục sức khỏe.

Các vấn đề tài chính

Đống bừa bộn khiến bạn hao tốn tiền bạc nhiều hơn mọi thứ khác. Những người đam mê “sưu tập mọi thứ” nghĩ rằng họ đang tiết kiệm tiền bạc. Tuy nhiên, trên thực tế, nguồn vốn của họ đang bị cột chặt vào những thứ  “có thể sẽ xài đến một ngày nào đấy”. Họ dễ bị quyến rũ bởi những lời mời gọi đặc biệt để rồi quyết định mua các vật dụng mà chẳng hề cần đến. Họ chi tiền bạc vào việc mua sắm kệ, va-li, tủ, hộp và thậm chí là sửa sang ngôi nhà một cách không cần thiết. Thường thì họ chẳng có thời gian để sử dụng những vật dụng đó bởi họ luôn phải chú tâm vào việc bảo dưỡng và cất trữ chúng.

Những người thích “sưu tầm mọi thứ” thường sống trong các ngôi nhà quá lớn. Có thể nói, khoảng 45% không gian trong nhà họ có thể được giải phóng bằng một chính sách cứng rắn.

Lời khuyên đơn giản hóa của chúng tôi: Hãy dọn dẹp! Điều tốt nhất mà bạn có thể làm là hãy bắt đầu dọn dẹp ngay từ hôm nay. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện nhiệm vụ này ngay trong phần sau đây.

Phương pháp tốt nhất để dọn sạch các thứ

“Chúng ta bị vây quanh bởi sự hỗn độn và bị thống trị bởi những con rồng hỗn loạn” là cách mà những người Babylon cổ đại nhìn nhận về thế giới. Trong mớ hỗn độn nguyên thủy đó, có một quả bong bóng bé xíu – đó chính là trái đất của chúng ta. Và nếu chúng ta không cẩn thận thì sự hỗn độn sẽ lại xâm chiếm mọi nơi.

Một quan niệm miêu tả chính xác trải nghiệm của chúng ta trong cuộc sống hàng ngày: Trật tự không phải là một hiện tượng tự nhiên. Sự hỗn độn là điều mà ta phải đấu tranh mỗi ngày. Bạn có thể nói rằng: Theo luật Murphy khả năng xảy ra đều sẽ xảy ra. Một ngôi nhà hoàn toàn sạch sẽ cũng không phải là chỗ để bạn có được một cuộc sống đơn giản bởi bạn đã dành quá nhiều thời gian để lau dọn nó. Thậm chí nó còn có thể trở thành ngọn nguồn của mọi sự căng thẳng trong bạn. (“Đừng dẫn về nhà những vị khách không muốn cởi giày ra khi bước vào nhà!”). Việc dọn dẹp vệ sinh có thể trở thành một nỗi ám ảnh không ngừng và nỗi ám ảnh đó có thể trở thành trung tâm cuộc sống của bạn. Sự đơn giản có nghĩa là tìm được ý nghĩa vàng giữa sự hỗn độn và nỗi ám ảnh. Điều đó cũng có nghĩa là bạn chấp nhận một mức độ hỗn độn nhất định với thái độ hài hòa nhưng vẫn không đầu hàng nó.

Không ai bừa bãi bẩm sinh

Khuynh hướng muốn giữ lại quá nhiều thứ không phải là một nét tính cách cơ bản của con người. Nhiều người mô tả bản thân là người bừa bãi và xem đó như một đặc tính cố hữu. Tuy nhiên, sự thật thì bừa bãi chỉ là một tình trạng tạm thời. Theo một cách nào đó, có thể so sánh nó với tình trạng bị ám ảnh nhẹ.

Mỗi nỗi ám ảnh là một cuộc tìm kiếm và mỗi cuộc tìm kiếm đều chứa đựng một cái lõi lành mạnh: Những người thích sưu tầm đồ đạc thường xuất phát từ động cơ muốn giúp ích cho người khác hoặc bản thân họ đã từng trải qua thời kỳ thiếu thốn. Điều duy nhất cần làm ở đây là ta hãy chân thật với chính mình về khuynh hướng của nỗi ám ảnh ấy và hãy kiên trì xoa dịu để hạ nó xuống một mức độ hợp lý. Nếu cần, hãy nhờ một người nào đó giúp đỡ bạn.

Khi nói về những người bừa bãi, chúng ta thường chỉ có ý nói đến những người có khuynh hướng sống hỗn loạn. Khi việc thu thập đã trở thành nỗi ám ảnh, nó sẽ không ngừng gây hại cho cuộc sống của họ. Trên thực tế, sự giúp đỡ chuyên môn là vấn đề sống còn đối với những người này, tương tự như đối với những người nghiện ngập.

Hãy bắt đầu bằng những bước nhỏ

Mỗi ngày, bạn nên giải quyết một ngăn kéo hoặc một chiếc kệ thay vì gồng gánh cả một thử thách khổng lồ (“dọn sạch toàn bộ tầng hầm”, “thu dọn tất cả các tủ quần áo”). Hãy phân chia công việc thành nhiều phần “dễ tiêu”. Nếu không, lòng hăng hái trong bạn sẽ giảm đi trong khi  sự hỗn độn lại không ngừng tăng lên.

Hãy bắt đầu bằng một đơn vị độc lập.

Đó có thể là một ngăn kéo, một chiếc kệ, một khay đựng hồ sơ, một chiếc hộp, một hộp đựng bút và các thứ linh tinh khác. Hoặc bạn cũng có thể chọn bắt đầu với một khu vực hoặc vật dụng để dọn sạch hoàn toàn trong hai đến ba tiếng đồng hồ. Quy trình này có thể gồm năm bước:

1. Tất cả hoặc không gì cả. Hãy dọn sạch mọi thứ ra khỏi khu vực hoặc đồ vật cần dọn dẹp.

2. Lau chùi sạch sẽ. Hãy lau chùi mọi thứ cho đến khi chúng thật sạch sẽ và hãy hài lòng vì điều đó.

3. Ba điều kỳ diệu. Hãy chia những món đồ được đựng trong vật dụng ấy (lúc này đang nằm trên sàn nhà) ra thành ba khu vực:

• Tuyệt vời. Hãy xếp mọi đồ vật còn hữu dụng và hoạt động tốt vào khu vực có cái tên đẹp đẽ này. Tuy nhiên, hãy tỉnh táo phán xét: món đồ ấy phải thật sự tuyệt vời và giá trị. Tốt nhất là chúng nên có mối liên hệ với yếu tố tình cảm để bạn cảm thấy yêu thích và vui vẻ khi sử dụng. Dưới đây là một vài câu hỏi giúp bạn quyết định xem cái gì nên giữ và cái gì nên bỏ đi: “Bạn có sử dụng nó trong hai tháng gần đây không, thậm chí dù chỉ một lần?”. “Nếu mất nó, bạn có thay bằng một cái mới không?”. Nếu một vật dụng có số lượng nhiều như năm cây bút chì, hai cuốn danh bạ điện thoại địa phương... thì hãy chọn một cái tốt nhất và đặt những cái kia vào một trong hai loại còn lại.

• Vô giá trị. Khu vực này dành cho những thứ đã hư hỏng, không còn cần thiết hoặc đã được sử dụng ít nhất một năm. Các vật dụng trong khu vực này nên được cho vào chung với các vật liệu tái chế và rác thải, để rồi sau đó vứt đi theo đúng cách. Thậm chí, bạn cũng có thể cho tất cả vào một cái thùng và tặng ai đó đang cần.

• Dấu chấm hỏi. Nếu cảm thấy quá khó khăn trong việc quyết định giữ lại hay vứt bỏ một vật gì đó thì hãy cho vật ấy vào khu vực có tên: “Dấu chấm hỏi”. Những thứ này được cho vào một cái thùng (với một danh sách ghi những thứ được chứa bên trong) và được mang xuống tầng hầm, tầng gác mái hoặc gara để cất giữ. Hãy kiểm tra lại những thùng này mỗi sáu tháng. Khi đó, bạn sẽ kinh ngạc nhận ra những vật dụng nào đã biến đổi và những vật nào có thể bị quẳng đi không cần đắn đo. Những vật không được sử dụng trong một năm sẽ tự động được đào thải.

Một phương pháp khác có thể giúp bạn dứt khoát hơn trong việc vứt bỏ đồ đạc là chuẩn bị một ngăn kéo trong mỗi phòng để đựng những thứ linh tinh. Đây là khu dành cho những vật dụng mà bạn không biết cho vào loại nào. Tuy nhiên, đừng dành ngăn kéo lớn cho việc này đồng thời hãy cân nhắc trong việc sử dụng nó và thường xuyên dọn dẹp. Sau ba tháng, có thể bạn sẽ quẳng đi 80% những vật dụng linh tinh ấy trong cảm giác hoàn toàn thoải mái.

4. Những thứ giống nhau. Hãy đặt những món đồ nhỏ vào trong cùng một hộp. Chỉ bằng cách sử dụng phương tiện phân loại đó thì bạn mới có thể dọn dẹp thành công. Hãy đặt những thứ còn tồn đọng vào và dán nhãn cho những vật đựng mới bằng những dòng chữ to, rõ ràng.

5. Hoan hô! Hãy vui vẻ trên hòn đảo sạch sẽ mà bạn vừa tạo ra và đừng than vãn về việc còn quá nhiều thứ phải làm. Hãy tin tưởng rằng một khi áp dụng cách làm tương tự, các khu vực khác trong ngôi nhà hoặc bàn làm việc của bạn sẽ trở nên gọn gàng, sạch sẽ.

Tìm người giúp đỡ

Một trong những phương pháp hiệu quả nhất thường được các nhóm hỗ trợ nhau của những người bừa bộn sử dụng là họ giúp đỡ nhau dọn dẹp nhà cửa, phòng ốc. Khi được giúp đỡ, bạn sẽ thực hiện những nhiệm vụ mà mình đã trì hoãn bấy lâu nay. Người giúp đỡ bạn sẽ có một cái nhìn thực tế đối với các vật dụng bởi họ không bị ràng buộc về mặt tình cảm đối với những vật ấy. Và hãy nhiệt tình giúp đỡ lại người đó khi họ cần.

Sửa sang lại ngôi nhà của bạn

Tất nhiên, đừng áp dụng bí quyết này cho tất cả các căn phòng trong nhà bạn. Hãy tiến hành từng phòng một.

Phương pháp này sẽ tốn nhiều thời gian nhưng lại rất hiệu quả. Bạn buộc phải cầm từng vật dụng lên và ra quyết định được mô tả ở trên – “tuyệt vời”, “vô giá trị” hay “dấu chấm hỏi”. Và một điều chắc chắn sẽ xảy ra: Khi sống trong một căn phòng sạch sẽ, vừa được sơn sửa lại, bạn sẽ cảm nhận được một con người mới trong mình.

Nhận biết những mặt phẳng

Gần như tất cả các mặt phẳng nằm ngang như bàn, kệ, rìa cửa sổ... đều có khả năng cuốn hút đồ vật, tựa như có ma lực vậy. Thậm chí cả sàn nhà, mặt phẳng nằm ngang lớn nhất, cũng là một khu vực bị đe dọa. Hãy đơn giản hóa cuộc sống của bạn bằng cách giảm thiểu những mặt phẳng nằm ngang và giữ cho những khu vực còn lại được sạch sẽ.

Chiếc bàn cà phê là nơi mà bạn chỉ nên đặt các vật dụng được dùng cho việc uống trà hay cà phê. Nó chỉ thích hợp để chưng hoa và nến chứ không phải các tạp chí truyền hình hay những cuốn sách.

Bàn ăn: không gì khiến cho người ta cảm thấy bực bội bằng việc phải dọn dẹp bàn trước mỗi bữa ăn. Hãy giáo dục các con (và cả bản thân bạn) rằng phải xem chiếc bàn ấy là một “vùng nóng”. Nó chỉ được dành riêng cho việc ăn uống (và có thể được dùng để giải trí vào buổi tối).

Mặt phẳng dành cho việc làm bếp, như tên gọi của nó, là nơi dành cho các công việc bếp núc. Việc nấu nướng sẽ dễ dàng hơn nếu bạn có đủ không gian. Hãy đề ra một quy định: chỉ những vật dụng căn bản được sử dụng hàng ngày (như là máy pha cà phê hoặc xà phòng rửa chén) mới được đặt trên mặt phẳng ấy. Còn những vật dụng khác như chén bát phải được cất trong tủ chén và chỉ được bày ra khi cần thiết.

Đầu tủ lạnh có thể dễ dàng trở thành địa điểm tập trung của bất cứ thứ gì bạn có thể tưởng tượng được. Hãy đặt một bình hoa thật đẹp ở đó hoặc tìm một vài cách hữu ích khác để nhắc nhở bạn không được để mọi thứ lên đó.

Hãy tận hưởng việc rộng mở các cửa sổ. Điều đó đồng nghĩa với việc bạn phải giữ cho rìa cửa sổ của mình trống trải. Tốt hơn hết, bạn nên đặt các chậu hoa lên khung giá đỡ thay vì xếp hàng chúng ngoài rìa cửa sổ.

Trong phòng ngủ, những chiếc ghế dựa và ghế đẩu được xem như “khu vực để gieo mình xuống” của quần áo bẩn. Một lựa chọn tốt hơn là hãy tìm một “người hầu phòng thời xưa” như một cái giá treo, một sào treo quần áo và các ngăn tủ để đựng chúng.

Căn phòng được đơn giản hóa

Đến lúc này, hẳn bạn đã biết bí quyết của sự đơn giản hóa: Hãy dọn một con đường thay vì đốn hạ cả cánh rừng. Hãy thử áp dụng nguyên lý này vào một phòng trong căn nhà bạn để xem liệu bạn có cảm thấy tốt hơn khi không có những vật ấy. Một căn phòng gọn gàng nhưng trang nhã sẽ tạo nên hiệu ứng êm đềm cho bạn. Ví dụ, bạn có thể biến phòng khách thành một nơi có ít vật dụng và rất nhiều chỗ trống. Hoặc bạn có thể sắp xếp phòng ngủ của mình thành một không gian thiền thanh tịnh.

Sự trống trải không nhất thiết phải đi cùng với sự lạnh lẽo. Một môi trường kém thân thiện được tạo nên từ những màu sắc lạnh, các chất liệu quá nhẵn, ánh sáng quá sáng và diện tích quá rộng. Hiếm khi cảm giác lạnh lẽo lại xuất phát từ việc thiếu vắng các vật dụng. Các ngọn đèn trần và đèn pha thường tạo ra một thứ ánh sáng khó chịu. Tốt hơn hết, bạn nên có một vài cái đèn chuẩn với chiều cao vừa phải.

Tích trữ… rồi lại tích trữ

Chúng ta thường tích cóp nhiều thứ như thẻ điện thoại, sách vở, bao diêm, tách cà phê, thú nhồi bông, đồ chơi, tem... Việc làm này khởi đầu bằng việc trưng bày một vài thứ ở trên kệ rồi nhanh chóng lan khắp cả căn nhà: giấy dán tường, khăn trải bàn, tranh ảnh, khăn lót đĩa, khăn ăn, bát đĩa bằng sứ... Phía sau đó là một nhu cầu xây dựng bản sắc của riêng mình bằng một thứ gì đấy thật độc đáo.

Hãy cân nhắc kỹ lưỡng trước những đồ vật mà bạn sưu tập. Bạn đã bắt đầu sưu tập từ khi nào? Nguyên nhân của việc sưu tập đó là gì? Liệu bộ sưu tập của bạn có gắn kết bạn với quá khứ? Nếu câu trả lời của bạn là “Có” thì hãy từ bỏ nó. Thông thường, việc từ bỏ hoàn toàn một mô hình tàu hỏa hay một bộ sưu tập cúp sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc giảm thiểu chúng. Nếu có thể tặng hoặc bán chúng cho ai đó  (và người đó biết tận hưởng chúng), thì hãy làm như vậy! Nó sẽ giúp bạn đơn giản hóa cuộc sống và đạt được những điều mới mẻ khác. 

Bạn cần phân biệt rõ việc sưu tập và việc chỉ giữ đơn thuần các đồ vật. Một bộ sưu tập thật sự phải được chuyên môn hóa và mang tính hệ thống, chẳng hạn như những chiếc chén bằng sứ được tô vẽ cùng kiểu dáng hoặc các loại gấu teddy. Nhu cầu có được một bộ sưu tập của riêng mình là một nhu cầu chính đáng và hoàn toàn xứng đáng để bạn bỏ thời gian và công sức.

Trái lại, việc chỉ đơn thuần “giữ” đồ đạc là việc tích trữ không có hệ thống. Bạn không nhất thiết phải có chúng trong cuộc sống của mình. Chúng làm tốn thời gian và không gian của bạn. Điều đáng nói là những thứ này có thể tiếp tục được nhân lên và đến một ngày, chúng sẽ điều khiển bạn. Chúng tiêu tốn thời gian và năng lượng của bạn. Chúng dần trở thành những đồ phế thải bởi vì bạn có quá nhiều và không thể quản lý nổi. Có rất nhiều lý do khiến nhiều người lưu giữ đồ đạc mà mình không cần dùng đến: lòng tôn trọng (đối với những người đã tặng quà cho mình), dự phòng cho những lúc khó khăn trong tương lai, phải tốn nhiều tiền mới có được nó...

Bạn cần xem xét lại đồ đạc của mình một cách nghiêm túc. Thay vì hòa trộn ngẫu nhiên những kỷ vật giá trị lẫn vô giá trị, bạn cần chọn lọc các thứ để tạo ra một bộ sưu tập theo đúng nghĩa.

Hãy cho đi

Phương pháp phổ biến nhất giúp bạn quản lý được các vật dụng của mình là giao chúng lại cho người thân.

Hãy kiểm tra toàn bộ ngôi nhà của bạn và tập trung những thứ mà bạn dự định tặng cho mọi người lại. Sau đó, hãy tặng chúng (nhưng trước tiên hãy hỏi xem liệu họ có muốn nhận chúng hay không!). Cho đi là một trong những cách thức tốt nhất để thoát khỏi những thứ mà bạn không cần.

Đơn giản hóa về chất lượng

Hãy chỉ giữ những thứ tốt nhất mà thôi. Nhà thơ Somerset Maugham trong cuộc sống là nếu bạn chỉ đồng ý nhận những thứ tốt  nhất thì bạn sẽ thường xuyên có được những thứ tốt nhất”.

Hãy ưu tiên cho chất lượng thay vì số lượng. Hãy hình thành cho mình sở thích phục vụ cho mục đích của bản thân bằng những thứ đơn giản.

Nhân tố quyết định: Sàn nhà sạch

Những vật nằm vương vãi trên sàn nhà là dấu hiệu của sự bừa bộn. Bạn sẽ kinh ngạc khi nhận ra căn phòng của mình có thể trông gọn gàng đến mức nào khi sàn nhà hoàn toàn sạch sẽ. Các bức tường, tủ chén, tủ quần áo và những chiếc kệ đầy ắp cũng sẽ trông không đến nỗi tệ. 

Từ thế kỷ XIX, người Shaker, một cộng đồng rất sùng đạo ở Hoa Kỳ, đã phát triển tập quán treo tất cả mọi thứ lên tường. Trong mọi căn phòng của mình, họ đều có những tấm bảng có gắn móc để treo chổi, quần áo và những chiếc ghế (khi chúng không được dùng đến).

Hãy biến các bức tường thành nguồn cảm hứng của bạn bằng cách treo lên đó các thứ như là nhạc cụ, túi xách và các vật dụng khác có khả năng nằm vương vãi trên sàn. Hãy chọn một nơi kín đáo nếu bạn không thích nhìn thấy những vật dụng ấy và đừng quá quan tâm đến chuyện phong cách!

Ngôi nhà là chiếc gương phản chiếu tâm hồn bạn

Một khi bạn đã bắt đầu con đường đơn giản hóa trong các căn phòng (và hy vọng là bạn hài lòng với kết quả của nó), bạn có thể xem xét ngôi nhà của mình một cách có hệ thống và đánh giá mọi thứ thật lạc quan.

Một ý tưởng cơ bản có liên quan đến sự đơn giản hóa: ngôi nhà là hình ảnh đại diện ba chiều cho cuộc sống của bạn. Giữa thế giới nội tâm và cuộc sống bên ngoài của bạn luôn có một sự tương ứng nhất định. Người ta thường để lại những dấu ấn vô hình trong căn nhà họ sinh sống – thậm chí cả khi họ đã chuyển đi và tất cả đồ đạc được dọn sạch. Những dấu ấn này có tác động lên chủ nhân tiếp theo của ngôi nhà. Mỗi tôn giáo đều có các nghi thức riêng trong việc ban phúc lành và gột rửa không gian sống. Để có một không gian sống tích cực thì yêu cầu quan trọng nhất là bạn phải dọn sạch tất cả mọi thứ và bỏ đi những vật dụng không cần thiết. Hãy kiểm tra các phòng ốc trong ngôi nhà của bạn và hãy khám phá ra sự kết nối giữa bạn với không gian sống quanh mình.

Tầng hầm: Quá khứ và Tiềm thức

Việc lưu giữ những vật dụng không gọn gàng trong tầng hầm là dấu hiệu của những công việc nổi bật mà bạn phải cáng đáng. Sở dĩ bạn không quẳng chúng đi là vì bạn cho rằng “chúng có thể trở nên hữu dụng một ngày nào đó”. Chúng có thể là dấu hiệu cho thấy rằng tâm trí bạn đang băn khoăn về một vấn đề gì đó cần giải quyết, chẳng hạn như gánh nặng từ bà con, một bí mật của gia đình hay mối quan hệ với một người nào đó.

Những thứ vụn vặt trong tầng hầm cũng có thể trở thành nguyên nhân trực tiếp khiến bạn cảm thấy chán nản và u uất. Chắc chắn tầng hầm là một nơi cất trữ tốt nhưng nó chỉ dành cho những vật dụng mà bạn sử dụng ít nhất mỗi năm một lần. Hãy sắp xếp mọi thứ sao cho các vật dụng đều có thể dễ dàng lấy ra, đặt vào. Một tầng hầm sáng sủa, gọn gàng và được thông gió tốt sẽ khiến bạn thấy vui vẻ hơn. Bạn sẽ nhận ra rằng mình có được một nguồn năng lượng tươi mới để đương đầu với các vấn đề tâm lý mà chúng tôi đã đề cập đến phía trên.

Tầng gác mái: Ý tưởng và Tương lai

Nơi cất trữ đầy ắp sẽ cản trở sự phát triển cá nhân cũng như chuyên môn của bạn. Nếu thoát được những món quà lưu niệm, kỷ vật hay quần áo cũ, bạn sẽ phát triển cho mình tầm nhìn mới mà bạn chưa bao giờ nghĩ tới.

Một tầng gác mái được trang hoàng tốt có thể là nơi thích hợp nhất cho các hoạt động sáng tạo như văn chương hoặc hội họa. Nếu bạn lên kế hoạch tạo ra một phòng làm việc tại nhà thì tầng gác mái là nơi tốt nhất. Bộ phận đầu não của các công ty lớn thường đặt văn phòng tại các tầng thượng, cũng giống như những con chim đầu đàn vẫn thường chọn chỗ đậu ở cành cây hoặc tảng đá cao nhất.

Nhà kho: Tự do cá nhân của bạn 

Thông thường, nếu nhà bạn không có tầng hầm hay tầng gác mái thì bạn sẽ trưng dụng một căn phòng khác thành nơi lưu trữ những vật dụng không có chỗ của nó. Những căn phòng “chết” đó tựa như tảng đá nặng chiếm lĩnh tâm trí bạn. Chúng khiến bạn đánh mất cảm giác thích thú cũng như trí tưởng tượng của mình. Hãy dọn sạch hoàn toàn những căn phòng ấy hoặc ít nhất hãy giữ cho khu vực cất giữ đồ đạc được sạch sẽ và có trật tự. Hãy thông gió cho căn phòng đó thay vì lúc nào cũng đóng cửa im ỉm.

Khu vực cổng ra vào: Mối quan hệ giữa bạn và những người xung quanh

Ấn tượng mà ngôi nhà của bạn mang đến cho các vị khách phải là ấn tượng do bạn tạo ra. Hãy sử dụng mẹo này: Mặc một chiếc áo khoác của người khác, rời khỏi nhà và quay trở lại như thể bạn là một người khách lạ. Hãy cố gắng nhìn nhận bằng con mắt của người khách ấy: cây cối rũ cành gây cản trở lối đi, chồng giấy phế liệu đặt chưa đúng chỗ, giá treo áo khoác đã đầy ắp, rồi giày dép, găng tay, khăn choàng và những chiếc nón nằm vương vãi khắp nơi.

Hãy giữ cho khu vực ra vào nhà bạn được sạch sẽ và thân thiện. Bạn sẽ sớm có được những người bạn mới và cảm thấy vui vẻ hơn khi bước vào nhà mình.

Các cánh cửa: Sự cởi mở của bạn

Hãy đảm bảo rằng tất cả các cánh cửa (đặc biệt là cửa trước) nhà bạn có thể mở rộng ra. Đừng treo bất cứ thứ gì trên tay nắm cửa cũng như đừng bao giờ đặt tủ quần áo, tủ chén hoặc kệ gây cản trở cho việc mở cửa. Hãy sửa chữa những tay nắm cửa bị hỏng, tra dầu vào các ổ khóa và bản lề bị rít. Hãy đặt một bảng tên trông thân thiện, thời trang và dễ đọc ở ngay cửa vào nhà bạn. Chúng tôi đã thử cách làm này và cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc.

Phòng khách: Trái tim của bạn

Dù có thích hay không thì hình tượng của bạn cũng ít nhiều bị ảnh hưởng nếu tình trạng phòng khách trong ngôi nhà bạn bừa bộn hoặc quá cứng nhắc. Không gian phòng khách của bạn nên có một  “trung tâm”, có thể là một chiếc bàn uống cà phê, nơi mọi người tụ họp. Đừng để chiếc ti-vi trở thành tâm điểm của căn phòng. Bạn có thể sử dụng cây cảnh hoặc các vật trang trí để thu hút sự chú ý của mọi người trong phòng. Ánh sáng hài hòa và những chỗ ngồi thoải mái sẽ mang đến cảm giác dễ chịu cho mọi người. Hãy tạo ra một chỗ riêng tư trong phòng khách để bạn có thể tận hưởng cảm giác hạnh phúc khi ở nhà một mình.

Nhà bếp: Dạ dày của bạn

Không có phòng nào trong nhà mà “sự quay vòng” của các vật dụng lại cao bằng nhà bếp: đĩa, tách, ly và bộ đồ ăn được lấy ra, sử dụng, rửa sạch, rồi đem cất..., và cứ như thế mỗi ngày. Tuy nhiên, có những chiếc kệ và tủ chén chỉ được sử dụng vào những dịp đặc biệt vài lần trong năm. Những vật dụng không được sử dụng đến và các thực phẩm đã quá hạn sử dụng từ lâu tạo nên một “mớ lộn xộn”.

Việc dọn sạch tủ chén trong nhà bếp có thể mang đến cho bạn cảm giác nhẹ nhõm và theo đó, khả năng tiêu hóa của bạn được cải thiện và số cân dư thừa sẽ biến mất.

Hãy sắp xếp lại mọi vật dụng không cần thiết trong nhà bếp của bạn, thức ăn đã hết hạn, những cái tách sứt mẻ, các ấm đựng trà và cà phê đã lỗi thời... Các thiết bị nhà bếp chỉ được sử dụng vài tháng một lần như là khuôn bánh, lẩu điện... thì nên đem xuống tầng hầm hoặc nhà kho. Những chiếc đĩa vui mắt và các loại ly có kiểu dáng kỳ lạ chỉ được sử dụng vào những dịp đặc biệt cũng nên như vậy.

Hãy phân nhóm cho các loại vật dụng và đặt chúng vào những nơi cất trữ phù hợp. Ví dụ: xúc xích, phô mai và dưa chua cho bữa ăn nhẹ thì cho vào tủ lạnh; bột nướng bánh, đường và bột trộn để làm bánh thì để trên kệ thực phẩm... Bồn rửa chén, tủ lạnh và bếp lò là bộ ba tác chiến trong nhà bếp. Không nên đặt bất kỳ vật gì gây chướng ngại ở giữa ba điểm này. Bạn cũng cần có một không gian trống để đặt bàn làm bếp.

Hãy treo các dụng cụ nấu nướng lên tường bằng những chiếc móc dính chặt hoặc những cái móc được khoan cố định vào tường.

Sàn nhà: Tình trạng tài chính của bạn

Chúng tôi đã đề cập đến ý nghĩa của một sàn nhà sạch sẽ. Khi tất cả các loại tủ và kệ đều đầy ắp thì sàn nhà sẽ phải đóng vai trò cất trữ. Các chồng giấy tờ, những chiếc hộp, quần áo, giầy dép và tất cả các dạng đồ đạc sẽ tước đi sự tự do di chuyển của bạn.

Một quan sát gây kinh ngạc là những người sống trong ngôi nhà có sàn bừa bộn hầu như luôn gặp phải các vấn đề về tài chính. Khi không thể di chuyển thoải mái trong nhà, chúng ta đã tự giới hạn bản thân và làm cho đời sống vật chất của mình sa sút. Sự “phồn thịnh” của bạn phụ thuộc vào khoảng trống sàn nhà mà bạn có được. Có thể xem sàn nhà rộng rãi, thoáng đãng là biểu tượng của sự giàu có.

Ngày nay, phòng và bàn làm việc của các sếp bao giờ cũng được giữ sạch sẽ một cách có chủ đích. Hãy để mắt đến sàn nhà của tất cả các phòng trong căn nhà bạn và dọn sạch chúng. Hãy nghĩ ra những cách thức mới để cất giữ đồ đạc. Nếu cần thiết và có khả năng, hãy bố trí nội thất mới trong nhà bạn.

Tủ quần áo: Cơ thể của bạn

Vì có ý định giảm cân nên nhiều người đã giữ lại những bộ quần áo cỡ nhỏ ngày trước. Nhưng điều đáng nói là ngay cả khi họ thành công trong việc ăn kiêng thì những món đồ ấy cũng không còn phù hợp với họ nữa.

Chính vì thế, hãy làm theo cách ngược lại: đem cho tất cả số quần áo quá nhỏ so với bạn và hãy mua những bộ quần áo thoải mái, vừa vặn với bạn vào thời điểm hiện tại. Cách tốt nhất để giảm cân là hãy tạo một mối quan hệ tích cực với cơ thể của bạn. Nếu bạn ghét dạ dày của mình thì nó cũng sẽ chẳng thèm đếm xỉa đến nhu cầu của bạn đâu.

Đây là cách để đơn giản hóa tủ quần áo của bạn. Hãy sử dụng những lời khuyên dưới đây, liệt kê những thứ cần kiểm tra và bắt đầu phân loại chúng ngay lập tức.

Góc tủ tốt nhất. Hãy treo tất cả những thứ mà bạn mặc thường xuyên trong hai tháng qua ở bên trái của thanh treo quần áo. Các áo thun, áo có bâu... mà bạn mặc thường xuyên nên cho vào một ngăn đặc biệt. Tìm vị trí cho những món đồ không phù hợp với mùa hiện tại, giả dụ như khi bạn nói rằng: “Tôi sẽ mặc cái đó khi trời nóng (hoặc lạnh)”.

Sự lãng phí không gian. Có đến 98% khả năng rằng bạn chẳng bao  giờ mặc lại những bộ quần áo mà mình đã không mặc suốt một năm qua. Vì vậy, thay vì dành chỗ cho những bộ áo quần ấy, hãy dọn sạch chúng đi! Thậm chí, dù những món đồ khá đắt tiền hoặc là quà tặng của người thân thì nó cũng đã hoàn thành nghĩa vụ và đến lúc phải ra đi (cho đi hoặc quyên góp từ thiện, vào cửa hàng bán đồ cũ, hoặc vào thùng rác).

Khởi đầu mới. Giờ là thời điểm của sự sáng tạo. Hãy kiểm tra các món đồ yêu thích nhất của bạn trong “góc tủ tốt nhất” thật cẩn thận. Tại sao bạn thích mặc nó? Liệu có phải là do đường cắt may, kích cỡ, màu sắc, chất liệu? Việc trả lời các câu hỏi này sẽ mang đến cho bạn các tiêu chuẩn để thực hiện việc đơn giản hóa cá nhân và thiết lập hệ thống cho chiếc tủ quần áo của bạn.

Đừng mua những món đồ xa xỉ nhưng lại nhanh chóng khiến bạn phát chán. Hãy chọn những bộ quần áo đơn giản mà bạn có thể mặc trong mọi dịp. Hãy đầu tư cho những bộ quần áo mà bạn mặc thường ngày thay vì chỉ quan tâm đến những bộ cánh đặc biệt được dùng trong các dịp lễ lạc. Chiếc tủ áo cần được tổ chức theo quy ước và không chỉ dành riêng cho một mùa cụ thể nào. Tuy vậy, với các phụ kiện (cà-vạt, khăn choàng, trang sức), bạn có thể theo mốt và thậm chí tạo nên khuynh hướng mới.

Phòng tắm: Phần cốt lõi trong nội tâm bạn 

Phòng tắm phải là môi trường mà trong đó bạn cảm thấy mình là tâm điểm và không bị làm phiền bởi bất kỳ điều gì. Hãy giấu những chai lọ và các vật dụng thường dùng trong phòng tắm sau cánh cửa và sắp xếp không gian cho cây kiểng hoặc những thứ mà bạn thích khác. Những chiếc khăn tắm mới với màu sắc hoặc họa tiết đẹp mắt là kiểu trang trí phòng tắm mang lại nhiều lợi ích nhất.

Phòng ngủ: Sự riêng tư của bạn

Phòng ngủ thường là nơi cấm kỵ đối với các vị khách. Đó là lý do vì sao nó thường bị dùng sai mục đích và trở  thành nơi cất trữ tất cả mọi thứ rắc rối. Cần nhớ rằng phòng ngủ là nơi để bạn qua đêm nên nó cần có sự hài hòa và trật tự. Hãy dọn dẹp những thứ có thể trở thành nguồn gốc của mọi cảm xúc tiêu cực trong bạn, chẳng hạn như quần áo bẩn, những chiếc hộp đựng đồ cũ và những vật dụng hư hỏng. Đừng cất giữ bất cứ thứ gì ở dưới gầm giường của bạn, ngoại trừ khăn trải giường và chăn. Bên cạnh đó, hãy kiểm tra các ngăn tủ.

Chẳng ai cần đến bốn mươi đôi vớ hoặc mười lăm chiếc áo thun đã lỗi thời cả. Một căn phòng ngủ ngăn nắp sẽ mang đến cho bạn giấc ngủ sâu hơn và thậm chí là cả một đời sống vợ chồng mãnh liệt hơn.

Những món đồ tạp nhạp: Gánh nặng của bạn

Cặp da, túi xách, túi quần là những vật dụng mà bạn càng gói ghém chúng bao nhiêu thì chúng lại càng tượng trưng cho những gánh nặng đè lên cuộc đời bạn bấy nhiêu. Nếu bạn đang chuẩn bị dọn dẹp lại nhà cửa, phòng ốc thì hãy kiểm tra các túi của mình. Hãy giữ cho bản thân luôn cảm thấy nhẹ nhàng trong cuộc sống hàng ngày. Hãy bắt đầu bằng những thứ nhỏ nhặt, chẳng hạn như cái ví của bạn. Hãy lấy ra tất cả các hóa đơn, các loại thẻ đã quá hạn sử dụng. Đừng mang theo quá nhiều tiền xu. Hãy sắp xếp lại tiền giấy của mình theo từng mệnh giá. Điều này sẽ giúp bạn quản lý tài chính của mình tốt hơn.

Hãy hành động theo nguyên lý rằng những vật ngoài thân luôn ảnh hưởng đến nội tâm của bạn.

Để thiết lập trật tự lâu dài trong túi xách và cặp da của mình, bạn cần phải chia những thứ được đựng trong đó ra thành nhiều đơn vị mang tính cá nhân khác nhau. Sau đây là sáu đơn vị quan trọng nhất.

Đơn vị 1: Ví tiền. Bên cạnh tiền giấy và tiền xu, chiếc ví của ta có thể còn chứa thêm thẻ tín dụng, ngân phiếu, bằng lái xe và các giấy tờ tùy thân khác.

Đơn vị 2: Trường hợp khẩn cấp. Một chiếc túi xách có dây kéo với các vật dụng sơ cứu thương, chẳng hạn như dầu gió, sáp thoa môi, thuốc nhỏ mắt, băng keo cá nhân, dao gập bỏ túi, kim may và bàn chải đánh răng.

Đơn vị 3: Chiếc túi xách đặc biệt của trẻ con. Một túi xách khác đựng núm vú giả, một món đồ chơi nhỏ, vài cái bánh quy, tã, kem bôi khử trùng hoặc một vài thứ hữu dụng khác khi mang con ra ngoài.

Đơn vị 4: Văn phòng mini. Dạng đơn giản nhất là một cuốn sổ sắp xếp thời gian hay một chiếc máy điện tử dùng để tổ chức công việc. Ngoài ra, bạn cũng cần có thêm một cây viết, mảnh giấy ghi chú Post-it® , tem thư, máy tính bỏ túi...

Đơn vị 5: Móc chìa khóa. Càng nhỏ càng tốt. Dù muốn nó to hơn để dễ tìm kiếm thì bạn cũng đừng dùng chiếc móc khóa nặng nề. Tốt hơn là bạn nên sử dụng loại bằng da để nó không làm cho túi xách hay túi quần của bạn nặng trĩu. Tuy nhiên, một khi bạn đã chia những vật dụng trong túi xách ra thành nhiều đơn vị thì chiếc móc khóa không còn cần phải nổi bật để cho dễ tìm nữa.

Đơn vị 6: Điện thoại di động. Bản thân vật này chính là một đơn vị. Hiện nay, nhiều túi xách và cặp da có một ngăn đặc biệt dùng cho điện thoại di động. Nếu sử dụng những loại túi xách này, bạn sẽ không cần đến chiếc vỏ bọc kềnh càng cho điện thoại của mình nữa.

Với sự giúp đỡ của các đơn vị được phân chia rõ ràng này, bạn có thể nhanh chóng chuyển từ túi xách này sang túi xách khác. Vì mỗi chiếc túi có một sức chứa giới hạn nên bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy những thứ không cần thiết được tích lũy trong ấy và sẽ sắp xếp chúng lại.

Lợi thế lớn nhất của việc hệ thống các đơn vị là bạn chỉ cần mang theo bên mình đơn vị nào mà bạn thật sự cần. Đây là một vài ví dụ:

• Đi mua sắm: Đơn vị 1, 5 và có thể thêm đơn vị 6.

• Đi mua sắm cùng với con cái: 1, 3 và 5.

• Một cuộc hẹn về công việc: 1, 2, 4, 5 và 6.

• Đi ra ngoài vào buổi tối: 1, 3, 5. (Đơn vị số 6 vẫn  mang theo đề phòng những cuộc gọi khẩn cấp. Tuy nhiên, nên để ý rằng điện thoại di động là một mối phiền toái đối với mọi người xung quanh nếu bạn đang ở trong rạp chiếu phim hay buổi hòa nhạc).

Cầu thang: Các cơ hội phát triển của bạn

Nếu sống trong một ngôi nhà cao tầng, hẳn bạn cũng biết đến thói quen chất đồ đạc ở các đầu cầu thang. Ta thường đặt ở đó những món đồ mà ta dự định sẽ mang đi khi đi ngang qua nó. Các đống đồ này có thể trở thành nguyên nhân làm nảy sinh những sự hỗn độn khác. Trong những ngôi nhà hỗn độn, các bậc cầu thang có thể và trở thành khu vực tích trữ lớn. Thông điệp mà tâm trí bạn tiếp nhận được là “đường đi lên” đã bị phong tỏa. Nó cũng giống như là sàn nhà bừa bộn vậy: Bạn đã vô thức phong tỏa những cơ hội mới của mình.

Hãy thỏa thuận với tất cả các thành  viên trong gia đình rằng đồ đạc chỉ có thể được đặt dưới chân cầu thang nếu chúng sắp được đem lên tầng trên. Bất cứ ai rảnh tay đều phải nhặt những thứ để dưới chân cầu thang và mang chúng đi. Trong nhà bếp, hãy sử dụng mẹo “chiếc sọt của tầng hầm”. Hãy chuẩn bị một chiếc sọt lớn có quai xách và thỏa thuận với mọi người rằng mọi thứ cần được mang xuống tầng hầm phải được cho vào chiếc sọt (vỏ chai, vật liệu tái chế, quần áo, thực phẩm dự trữ…). Bên cạnh đó, bạn cũng thỏa thuận với mọi người rằng bất cứ ai đi xuống tầng hầm cũng phải mang chiếc sọt đã đầy theo và cất những thứ chứa trong đó vào đúng chỗ của chúng. Hệ thống này cũng mang lại ích lợi là người mang chiếc sọt đi có thể sử dụng nó để đựng những thứ mà người ấy muốn mang từ tầng hầm lên.

Những lời khuyên quan trọng cho việc dọn dẹp

Hãy tìm chỗ cho tất cả mọi thứ. Những cuốn sách hướng dẫn cách vận hành các thiết bị điện tử có thể sử dụng lâu dài nên được cất giữ ở ngay phía dưới thiết bị ấy.

Hãy làm mỏng những cuốn hướng dẫn sử dụng ấy bằng cách chỉ giữ lại phần hướng dẫn bằng tiếng mẹ đẻ của bạn. Bên cạnh đó, hãy để hóa đơn và phiếu bảo hành của các thiết bị mà bạn vừa mua vào đó. Đây là một lời khuyên thật sự hiệu quả có thể giúp bạn tiết kiệm được khoảng trống.

Nếu các nút bấm hoặc công tắc có những biểu tượng khó hiểu, hãy sử dụng những nhãn dán chứa nhiều thông tin chi tiết hơn. Bạn có thể dùng bút dạ không bay mực để viết lên các vỏ bọc bằng nhựa. (Sau này bạn có thể tẩy chỗ mực ấy đi bằng dung dịch tẩy rửa có gốc dầu hỏa).

Một phương pháp hữu hiệu khác là sử dụng các con số chỉ thứ tự của các nút bấm đó. Trên một chiếc máy pha cà phê, những con số ấy có thể là: 1. Công tắc mở; 2. Đặt cốc ở bên dưới; 3. Nhấn nút lấy cà phê; 4. Công tắc đóng. Sáu nguyên tắc vàng để giữ cho mọi thứ có trật tự Thật tuyệt vời nếu bạn có thể duy trì được trật tự cùng sự đơn giản hóa. Trong giai đoạn đầu, hãy bám sát sáu nguyên tắc giữ sự đơn giản hóa và trật tự dưới đây; và nếu cần thiết thì hãy in nó ra, đặt ở những nơi mà bạn muốn thiết lập lại trật tự:

1. Nếu lấy ra thứ gì đấy, hãy đặt nó về chỗ cũ.

2. Nếu mở cái gì ra, hãy đóng nó lại ngay sau khi sử dụng.

3. Nếu làm rơi vật gì đó, hãy nhặt nó lên.

4. Nếu lấy vật gì đó xuống, hãy treo nó lên lại.

5. Nếu định mua một món đồ gì đấy, hãy

6. Nếu muốn sửa chữa món đồ gì đấy, hãy làm việc ấy trong vòng một tuần. Hãy thoát khỏi những kỳ vọng của mình

“Chủ nghĩa hoàn hảo” là một trong những trở ngại nghiêm trọng nhất trong việc tạo dựng một cuộc sống ngăn nắp, thoải mái và hạnh phúc. Tất cả chúng ta đều có những giới hạn nhất định về mặt năng lực. Chuyên gia người Mỹ Barbara Hemphill chỉ ra rằng vấn đề của những người thiếu ngăn nắp không phải là sự thiếu tổ chức mà chính là do họ thiếu tầm nhìn. Những người này có một tầm nhìn phiến diện. Vì chỉ thấy những gì mình cần “phải”  thấy nên họ bị che khuất mất tầm nhìn thật sự về những điều họ có thể làm. Dần dần, họ mất đi nguồn năng lượng dùng để giải quyết các công việc hiện tại. Họ đánh mất khả năng nhìn thấy bức tranh toàn cảnh về tương lai cũng như sự năng nổ của bản thân.

BÍ QUYẾT 4: KHẮC PHỤC TẬT ĐÃNG TRÍ

Khoảng 90% mọi người phải tìm kiếm các món đồ bị thất lạc. Đây là kết luận được rút ra từ thí nghiệm của viện nghiên cứu EMNID ở Bielefeld. Vật mà người ta thường tìm kiếm nhất là chìa khóa: 42% số người được hỏi cho biết họ hay nổi cáu vì cứ phải liên tục tìm kiếm chùm chìa khóa của mình. Bút bi đứng ở vị trí thứ hai trong danh sách những món đồ bị thất lạc (khoảng 25%). Đứng thứ ba là mắt kính (19%) và vị trí tiếp theo thuộc về những chiếc ví (16%). Những người dưới ba mươi tuổi thường phải tìm chìa khóa nhiều hơn những người lớn tuổi. Vật thường bị những người trên năm mươi tuổi đặt sai chỗ nhiều nhất là cặp mắt kính (hơn 40%). Không có khác biệt lớn giữa nam và nữ trong vấn đề này. Phụ nữ gặp nhiều rắc rối hơn trong việc tìm kiếm các chiếc ví nhưng lại giữ chìa khóa tốt hơn đàn ông.

Dù trong trường hợp nào thì việc đãng trí này cũng gây nên sự lãng phí thời gian. Nó tác động tiêu cực đến tâm trạng của ta nếu ta cảm thấy căng thẳng khi tìm kiếm.

Tuy nhiên, điều đáng mừng là chúng ta hoàn toàn có thể khắc phục tật đãng trí của mình. Hệ thống tư duy giúp bạn tìm thấy các món đồ  Vậy chúng ta có thể làm được gì? Điều hứa hẹn nhất chính là tạo ra một nguyên lý trật tự mà theo đó, các món đồ đều nằm đúng vị trí của nó. 

Nhiều người đã đề ra giải pháp đặt chìa khóa ở một nơi nhất định mỗi khi trở về nhà nhưng lại không kiên trì thực hiện theo nó. Nguyên nhân là nơi đặt chìa khóa ấy đã không được não bộ họ ghi nhớ một cách sâu sắc. Ở đây, sự kết hợp giữa trí nhớ và phương pháp học tập thân thiện có thể mang lại hiệu quả cho bạn.

Địa điểm duy nhất. Hãy tìm một nơi ở gần cửa ra vào. Bạn hãy đặt ở đó một ngăn tủ, một cái móc hoặc một chiếc hộp đựng chìa khóa sao cho dễ với tay nhất. Bạn cũng có thể áp dụng cách làm tương tự ở văn phòng của mình.

Màu sắc duy nhất. Hãy đánh dấu địa điểm ấy bằng một màu sắc nổi bật. Chẳng hạn, bạn có thể dán băng keo màu ở bên ngoài ngăn kéo, sơn bảng treo chìa khóa bằng một màu khác biệt hoặc sử dụng chiếc hộp để trên bàn có màu nổi bật. Cách làm này sẽ tác động đến bán cầu não phải - bán cầu não nhạy cảm với hình ảnh và màu sắc - và nó sẽ dễ ghi nhớ chúng hơn.

Tên duy nhất. Hãy đặt cho nơi ấy một cái tên không lẫn vào đâu được: “Ngăn kéo màu xanh dương” (nếu đó là chiếc ngăn kéo có màu xanh dương duy nhất trong nhà của bạn), “Cái hộp có hình ngôi sao” (vì nó được trang trí bằng những hình ngôi sao nổi bật). Cái tên ấy sẽ gây ấn tượng đặc biệt đối với bán cầu não trái. Tuy vậy, bạn nên tránh những cái tên quá phức tạp, chẳng hạn như “ngăn kéo trên cùng trong cái tủ đặt cạnh cửa trước”.

Việc sử dụng một cái tên ngắn gọn, súc tích có thể giúp bạn dễ dàng đưa ra thông điệp hoặc chỉ dẫn cho người khác (“Hãy đặt chìa khóa vào cái hộp có hình ngôi sao!”).

Hoặc khi cảm thấy căng thẳng hoặc vội vã, bạn có thể nói ngắn gọn rằng: “Chìa khóa – ngăn kéo màu xanh dương!”.

Những cảm xúc tích cực. Thành công của hành động nhỏ này có thể trở nên to lớn hơn nếu chúng mang đến cho bạn một cảm giác dễ chịu. Ví dụ, hãy để một ít hỗn hợp các chất thơm vào trong hộp đựng chìa khóa để chiếc hộp tỏa ra hương thơm mà bạn ưa thích. Hoặc bạn có thể đặt những vật liệu mà bạn thích vào trong ngăn kéo đựng chìa khóa, chẳng hạn như một khúc lụa đỏ, để chiếc chìa khóa hạ cánh êm ái trong đó.

Mọi thứ đều có chỗ của chúng

Hãy thiết lập nguyên tắc cất trữ cho các vật dụng thường bị đặt sai chỗ, ví dụ như ví tiền, mắt kính hoặc những cây bút bi. Sau đây là một vài nguyên tắc mà bạn có thể lựa chọn:

• “Ví tiền luôn ở cùng với chìa khóa”. Khi bạn về nhà, nó sẽ được cho vào ngăn kéo đựng chìa khóa.

• Luôn giữ mắt kính ở bên mình (trong túi áo sơ mi, trong giỏ xách hoặc trên sợi dây chuyền).

• Giữ những cây bút bi trong một chiếc hộp đựng viết đặt cạnh điện thoại. Hoặc bạn cũng có thể đặt một cây viết vào mỗi chiếc cặp da và túi xách để tiện sử dụng.

Các chuyến đi

Trong các kỳ nghỉ hoặc chuyến công tác thì việc giữ ví tiền, chìa khóa phòng khách sạn, giấy tờ tùy thân... bên mình còn quan trọng hơn so với ở nhà. Hãy tập thói quen chọn một nơi xác định để cất giữ những thứ quan trọng ấy, chẳng hạn như chiếc bàn đặt cạnh giường ngủ cùng các ngăn kéo của nó, hoặc một ngăn trong vali của bạn.

Để đảm bảo rằng bạn không bỏ quên bất cứ thứ gì quan trọng lại khách sạn, hãy xác định hệ thống cất giữ của mình tại đó. Dưới đây là một vài lựa chọn hữu hiệu:

Phương pháp trái tim. Những thứ quan trọng nhất nên đặt ở  “ngay trên trái tim bạn”. Trong chiếc túi trong của áo khoác là chiếc ví tiền (gồm tiền mặt, thẻ tín dụng và các giấy tờ tùy thân khác).

Nếu di chuyển bằng xe lửa, xe buýt hoặc sử dụng các dịch vụ công cộng, bạn có thể giữ vé xe ở trong túi  áo sơ-mi.

Phụ nữ thường cất giữ tất cả những thứ lặt vặt trong túi xách của họ hoặc mặc một chiếc áo khoác có nhiều túi.Hãy đi du lịch với hành lý nhẹ nhàng. Hãy cất những loại giấy tờ mà bạn không cần dùng thường xuyên trong suốt chuyến đi trong hành lý của bạn. Hãy sử dụng balô để bảo vệ lưng của mình.

Trong những chuyến đi dài, bạn có thể giữ những chiếc chìa khóa của mình (thứ mà bạn chỉ cần khi bạn trở về nhà) trong một ngăn cố định của chiếc túi du lịch. Thật kỳ cục nếu bạn đi vòng quanh các nơi cùng với chiếc chìa khóa nhà luôn để trong túi quần!

Tìm chìa khóa khách sạn. Chiếc túi ngoài của áo khoác nên được dành đựng chìa khóa phòng khách sạn. Vì những lý do an toàn, chúng tôi khuyên bạn nên mang theo chìa khóa bên mình thay vì gửi lại ở quầy tiếp tân. Nếu cần thiết, hãy tháo chiếc móc khóa cồng kềnh ra và để nó lại trong phòng. Nếu khách sạn mà bạn lưu trú dùng thẻ từ thì tốt nhất là bạn nên giữ nó ở trong ví cùng với các loại thẻ tín dụng của mình.

Một lời khuyên nhỏ bổ sung: Hãy xin một tấm danh thiếp của khách sạn từ quầy tiếp tân khi bạn làm thủ tục nhận phòng và giữ nó cẩn thận. Bằng cách ấy, bạn sẽ luôn tìm được đường trở về khách sạn. Nếu bạn đi du lịch đến một đất nước không nói ngôn ngữ mẹ đẻ của mình thì bạn nên đưa địa chỉ khách sạn cho tài xế taxi. Nếu sau khi rời khỏi phòng mà bạn nhận ra mình để quên đồ trong đó thì bạn cũng có số điện thoại của khách sạn để liên lạc.

Một nguyên tắc mà bạn nên ghi nhớ là: “Nhìn thấy trước hiểm họa có nghĩa là đã tránh được một nửa hiểm họa ấy”. Ngay khi quyết định tìm kiếm giải pháp bảo quản chìa khóa và ví tiền của mình thì bạn đã thực hiện xong bước quan trọng đầu tiên. Bạn đã có tiến bộ đáng kể trên con đường tìm đến sự đơn giản. Thay vì là nô lệ của những vật mình sở hữu, bạn đã làm chủ được chúng.